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BOA000 – Boas Práticas do Triple One – Manual Completo

Versão 1.00 (11/09/2020)

 

1 – APRESENTAÇÃO

Esse manual apresenta orientações sobre as melhores práticas para configurações ou preenchimentos, tanto do Triple One como do T10 Extreme, além do SAP Business One, com o objetivo de evitar inconsistências nas obrigações acessórias.

 

2 – INFORMAÇÕES INICIAIS

As informações que aparecem nas telas deste manual, utilizadas para preencher os campos do sistema, servem apenas para exemplificação e não devem ser consideradas como orientação sobre o conteúdo a ser preenchido ou sobre as regras fiscais vigentes. Sendo assim, cada usuário é responsável por toda informação a ser inserida no seu próprio sistema. Todos os exemplos foram elaborados na configuração padrão do SAP Business One.

 

Para facilitar a interpretação deste manual, utilizamos a cor azul para identificar o nome de qualquer campo de preenchimento, nome de tela ou dado do sistema e a cor verde foi utilizada para indicar os caminhos de menus a serem seguidos.

 

A reprodução deste manual, ou de parte dele, é proibida.

 

3 – CONFIGURAÇÕES DO SAP BUSINESS ONE

 

3.1 – Casas Decimais no Campo Valores

A maioria das obrigações aceita apenas duas casas decimais para valores. Se a base for configurada com 4 casas decimais, os valores deverão ser arredondados para que estejam adequados ao leiaute da obrigação acessória, gerando assim, possíveis inconsistências na validação do arquivo.

 

Exemplo de inconsistência na geração da ECD:

 

O campo Valores foi preenchido com 4 na configuração do SAP:

Administração > Inicialização do sistema > Configurações Gerais > Aba Exibir

 

Tela 1 – Campo Valores das Configurações gerais

 

Observação: De forma nativa, o campo Valores é preenchido com 2. Lembramos que a alteração deste preenchimento é irreversível.

 

Após realizar a configuração acima, foi inserido um Lançamento Contábil, no qual é possível visualizar valores com 4 casas decimais.

 

Tela 2 – Exemplo de lançamento contábil com valores com 4 casas decimais

 

O campo 04 (Valor da partida) do registro I250, da ECD, refere-se aos valores dos lançamentos e permite informar apenas duas casas decimais, de acordo com o Leiaute:

 

Tela 3 – Regra de preenchimento do campo 04 do registro I250

 

Dessa forma, para representar no I250 os valores dos lançamentos realizados no SAP, será necessário arredonda-los para duas casas decimais, resultando no preenchimento abaixo:

 

|I250|4.01.01.01.01||4,21|C|531||NU||

|I250|2.01.01.09.01||1,40|D|531||NU||

|I250|2.01.01.09.04||1,40|D|531||NU||

|I250|2.01.01.09.03||1,40|D|531||NU||

 

Ao somarmos todos os valores lançados a débito com base no arquivo da ECD, teremos o seguinte resultado: 1,40 + 1,40 + 1,40 = 4,20.

 

É possível perceber que neste caso há uma divergência na ECD entre o somatório total das partidas lançadas a débito (4,20) e o somatório total das partidas lançadas a crédito (4,21). Essa situação gera erro na ECD e não permite que o arquivo seja enviado.

Portanto, nossa recomendação é manter o valor 2 para o preenchimento do campo Valores.

 

3.2 – Criação de Períodos

A boa prática a respeito da criação de subperíodos é a de que se realize a criação de períodos de lançamento com subperíodos mensais, pois a apuração da maioria dos tributos ocorre de forma mensal. Além disso, é útil caso a empresa necessite realizar bloqueios para a inserção de lançamentos contábeis e de documentos para períodos já encerrados.

 

Tela 4 – Caminho para realizar a criação de um Subperíodo

 

3.3 – Estoque Negativo

O Estoque Negativo, além de não corresponder às regras contábeis, não pode ser informado nas obrigações acessórias. Para evitar o lançamento de estoque negativo no SAP Business One, a opção Bloquear estoque negativo por deve permanecer marcada.

 

Tela 5 – Opção Bloquear estoque negativo por

 

3.4 – Reutilização de Número da Nota Fiscal de Documentos Cancelados

A opção Reutilizar números da nota fiscal de documentos cancelados deve ser avaliada com cuidado, pois o fato do documento ter sido cancelado no SAP, não significa que ele não tenha sido enviado para a SEFAZ.

Uma vez que o documento tenha sido autorizado, cancelado, denegado ou inutilizado, a numeração vinculada a este documento não poderá ser reutilizada, pois este já consta na base de dados da SEFAZ. Por este motivo, a funcionalidade de reutilização de numeração de nota não pode ser aplicada para este cenário.

 

Tela 6 – Opção Reutilizar números da nota fiscal de documentos cancelados

 

3.5 – Base Multifilial Para Múltiplas Empresas

A utilização de base multifilial para diversas empresas (raiz do CNPJ diferente) deve ter os impactos avaliados. Podemos citar dois:

  • O encerramento do período pode apresentar inconsistências quando há mais de uma empresa cadastrada na base multifilial.
  • Além disso, a sequência de numeração dos lançamentos contábeis fica divergente, dado que, parte desta numeração pertencerá a uma empresa, e parte pertencerá à outra.

 

3.6 – Não Realizar Lançamentos Contábeis com Data de Lançamento da Linha Divergente da Data de Lançamento do Cabeçalho

O leiaute da ECD não possui estrutura para acomodar este tipo de cenário. Portanto, como padrão, a opção Bloquear edição da data de lançamento por linha deve ser marcada.

 

Tela 7 – Opção Bloquear edição da data de lançamento por linha

 

4 – AÇÕES E PREENCHIMENTOS

 

4.1 – Lançamentos Contábeis Com Sinal Negativo

Mesmo sendo permitidos pelo SAP Business One, Lançamentos Contábeis com Sinal Negativo não devem ser realizados. Esse tipo de lançamento não é reconhecido pela contabilidade e, ao realizá-los, erros de estrutura ocorrem ao validar o arquivo da ECD.

 

4.2 – Cadastro de Parceiro de Negócio

Recomendamos que os cadastros dos Parceiros de Negócios sejam preenchidos de forma completa para evitar inconsistências nas obrigações fiscais nas quais os cadastros devem ser informados.

 

4.3 – Códigos de Impostos

Os códigos de impostos, bem como os CSTs (Código de Situação tributária) devem ser cadastrados e utilizados de acordo com a operação e incidência dos tributos (ICMS, ISS, PIS, Cofins, IPI e etc.). Para operações especificas verificar o manual da NF-e.

Updated on 2 de outubro de 2020

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