1. Home
  2. ADEPT - DocPay
  3. DCP000 – DOCPAY – Manual Completo

DCP000 – DOCPAY – Manual Completo

Versão 1.00 (04/05/2022)

1 – APRESENTAÇÃO

Este manual apresenta as funcionalidades do DocPay, sistema de gestão financeira.

 

2 – INFORMAÇÕES INICIAIS

As informações que aparecem nas telas deste manual, utilizadas para preencher os campos do sistema, servem apenas para exemplificação e não devem ser consideradas como orientação sobre o conteúdo a ser preenchido ou sobre as regras fiscais vigentes. Sendo assim, cada usuário é responsável por toda informação a ser inserida no seu próprio sistema. Todos os exemplos foram elaborados na configuração padrão do SAP Business One.

Para facilitar a interpretação deste manual, utilizamos a cor azul para identificar o nome de qualquer campo de preenchimento, nome de tela ou dado do sistema e a cor verde foi utilizada para indicar os caminhos de menus a serem seguidos.

 

A reprodução deste manual ou de parte dele é proibida.

 

 

3 – DOCPAY – WEB

O DocPay é um sistema web de gestão financeira, 100% integrado ao ERP SAP Business One, que possibilita a troca eletrônica de informações entre a empresa e seu(s) banco(s). Com o DocPay, a empresa poderá realizar a gestão do seu contas a pagar, contas a receber e conciliação do extrato bancário. Tudo isso de forma automatizada e segura, reduzindo o trabalho manual e garantindo a integridade das informações.

 

 

4 – CONFIGURAÇÕES BÁSICAS – SAP B1

 

4.1 – Cadastro de Conta Bancária

Para efetuar o cadastro de uma conta bancária no SAP B1, acesse o menu:

Administração > Definição > Banco > Contas bancárias da empresa

Tela 1 – Contas bancárias da empresa cadastradas no SAP Business One

 

Os campos abaixo são de preenchimento obrigatório:

  • Código do banco: informe o código do banco referente à conta que será cadastrada;
  • Filial: preencha o número da Agência (sem o dígito);
  • Dígito de controle da filial: preencha o número do dígito da agência;
  • Nº da conta: preencha o número da conta do banco (sem o dígito);
  • Dígito de controle da conta: preencha o número do dígito da conta bancária.

 

Sempre que for criada ou atualizada uma conta bancária, a informação será automaticamente integrada com o DocPay – WEB. Veja abaixo um exemplo:

 

Foi criada uma nova conta bancária para o Banco de código 001, Agência 8989 e Conta 1212. Após clicar no botão Atualizar, note que no log de mensagens do SAP B1 foi exibida a mensagem de que a conta foi cadastrada com sucesso no DocPay: "Conta Bancária [001 – 8989 – 1212] cadastrada com sucesso no DocPay." Note também que o campo de usuário DocPay:Last Send foi preenchido com a data e horário que a informação foi sincronizada com o DocPay – WEB.

Tela 2 – Tela com dados para exemplificação da integração dos dados bancários com o DocPay Web

 

Observação:

  • Para visualizar a mensagem sobre o cadastro da conta no DocPay e o preenchimento do campo de usuário DocPay:Last Send, o add-on precisa estar conectado no momento em que o usuário estiver cadastrando a conta. Mas não se preocupe, pois caso o cadastro seja feito com o add-on desconectado, assim que o usuário iniciá-lo, o add-on fará uma checagem para verificar se é necessário criar ou atualizar alguma conta bancária.
  • No menu Cadastros > Contas Bancárias do DocPay – WEB, será possível localizar essa conta bancária (mais informações sobre o cadastro de conta no DocPay – WEB estão no tópico 7.2.

 

Tela 3 – Conta bancária cadastrada no DocPay Web

 

 

4.2 – Cadastro de Forma de Pagamento

Para efetuar o cadastro de uma forma de pagamento no SAP B1, acesse o menu:

Administração > Definição > Banco > Formas de pagamento

 

Tela 4 – Formas de Pagamento no SAP Business One

 

Os campos abaixo são de preenchimento obrigatório:

  • Código da forma de pagamento: campo de livre preenchimento;
  • Tipo de pagamento: selecione Recebido, caso seja uma forma de pagamento relacionada a recebimentos; selecione Pago, caso seja uma forma de pagamento relacionada a pagamentos;
  • Banco da empresaPaís: selecione o País;
  • Banco da empresaBanco: selecione o Banco;
  • Banco da empresa Conta: selecione o número da conta bancária (previamente cadastrada no Cadastro de conta bancária)
  • Meio de pagamento: este campo não interfere no funcionamento do DocPay. Para facilitar o preenchimento da forma de pagamento, sugerimos selecionar a opção Transferência bancária.

 

 

5 – DOCPAY – SAP B1

5.1 – Instalação/Atualização do Add-on Adept

O Adept é o add-on desenvolvido para o SAP B1 que contempla o módulo DocPay.

Para orientações sobre a instalação do Adept, clique aqui.

 

Observação: Caso o usuário restaure uma base que já estava configurada no DocPay, será apresentada uma mensagem de alerta do sistema, informando aos usuários que o processo foi travado, a fim de que os dados não sejam enviados para o ambiente errado. Será necessário que o usuário confirme se a alteração foi por causa de mudança da base pra teste (a qual necessitaria reconfigurar a base), ou se mudaram de servidor, mas continua sendo produção, mantendo, portanto, a configuração.

 

Tela 5 – Campo Informe a Decisão para os casos de mudança de base

 

5.2 – Acesso ao menu de Configuração do DocPay

Para efetuar a configuração do módulo DocPay, acesse o menu:

Grupo Skill > DocPay > Configuração

Tela 6 – Acesso ao menu de configuração do DocPay

 

5.2.1 – Configuração Geral

Na tela DocPay – Configuração de Integração pode-se acessar os campos para a configuração da integração do DocPay.

Tela 7 – Tela DocPay – Configuração de Integração

 

  • DocPay Key: campo para preenchimento da Hash de Configuração do DocPay – Web. Para mais informações sobre como obter este Hash, clique aqui.
  • Ambiente: seleção para informar se a base do SAP B1 é ambiente produtivo ou de homologação. Se informado Produção, toda a integração será direcionada para o ambiente de produção do DocPay – WEB (https://docpay.cloud); se informado Homologação, toda a integração será direcionada para o ambiente de homologação do DocPay – WEB (https://homolog.docpay.cloud)
  • Tipo de Captura: Selecione uma das opções disponíveis para informar quando a informação será enviada ao DocPay. A opção Não capturar dados para o DocPay possibilita que as informações inseridas no SAP B1 não sejam enviadas para o DocPay – WEB. Caso em algum momento o usuário queira sincronizar informações do SAP B1 para o DocPay – WEB, poderá fazê-lo por meio do botão Executar Ciclo. Caso a opção Após salvar dados de documentos do SAP B1 seja selecionada, os dados serão enviados para o DocPay – WEB ao adicionar o documento/lançamento a partir do SAP B1. Esta opção não funciona com documentos/lançamentos inseridos pela DIAPI. Ao selecionar a opção Intervalos de captura de dados, os dados serão coletados e enviados para o DocPay – WEB de acordo com o tempo estipulado no campo Intervalo para Sincronismo.

 

Tela 8 – Exemplo de Configuração no Campo Tipo de Captura

 

  • Intervalo para sincronismo: Campo para selecionar o intervalo entre as capturas de dados. O preenchimento deste campo só é habilitado quando o campo Tipo de captura está preenchido com a opção Intervalos de captura de dados.

Tela 9 – Exemplo de Configuração no Campo Intervalo para Sincronismo

 

  • Conta do DocPay: Informação da conta DocPay vinculada à DocPay Key. Este campo é apenas informativo e não permite edição.
  • Database Id: Identificação interna do banco de dados que está sendo sincronizado ao DocPay – WEB. Este campo é apenas informativo e não permite edição.
  • Sincronizar arquivos: Selecione uma das opções disponíveis para informar quando a informação será enviada ao DocPay. Caso a opção Não sincronizar arquivos seja selecionada os arquivos não serão sincronizados. Contudo se a opção Sincronizar a partir da pasta for selecionada, os arquivos de remessa gerados serão salvos no diretório definido no novo campo que será habilitado. Será possível selecionar o diretório clicando no botão indicado na imagem abaixo, ou digitando o caminho diretamente no campo.

Tela 10 – Exemplo de Configuração no Campo Sincronizar Arquivos

 

Observação: Essa opção precisa estar marcada quando no DocPay – WEB tiver sido a realizada a seguinte configuração de Contrato:

  • Geração do arquivo de remessa: Automática
  • Fechamento da remessa: Automática
  • Disponibilização do Arquivo: ERP

5.2.2 – Configuração: Aba Fatura

Na tela DocPay – Configuração de Integração pode-se acessar diversas abas para a configuração do DocPay, como a de Fatura, indicada abaixo.

Tela 11 – Aba Fatura

 

  • Data de Lançamento – A partir De: Campo para informar a data de início do sincronismo. O add-on irá desconsiderar os documentos/lançamentos com data anterior ao informado.
  • Tipo de Data para Pagamento: No arquivo de retorno do banco, há duas datas, e a empresa poderá informar a data que deseja utilizar para a baixa do Contas a Receber. Caso selecione a de Crédito a data carregada será aquela em que o crédito foi visualizado na conta bancária da empresa. Selecionando a opção Ocorrência a data carregada será aquela em que o pagador fez o pagamento. Não necessariamente nessa mesma data, houve o crédito na conta do cedente.
  • Documentos a Capturar: Seleção dos tipos de documentos do SAP B1 que serão enviados para o DocPay – WEB. Os documentos que não forem selecionados não serão sincronizados com o DocPay – WEB. As opções disponíveis são as seguintes: Lançamento contábil, Nota Fiscal de Saída, Adiantamento de Contas a Receber e Devolução de Nota de Entrada.

Tela 12 – Campo Documentos a Capturar

 

  • Contas contábeis: Para configuração das contas contábeis, clique na seta amarela do campo Tipo. É importante selecionar a linha correspondente à filial que será configurada. Na tela que será aberta, também será possível informar o Centro de custo e o Projeto.

Tela 13 – Docpay – Configuração de Contas Contábeis – Fatura

 

Contas para baixa:

  • Conta de Desconto: Campo para informar a conta contábil quando houver retorno na liquidação. O add-on gerará um lançamento contábil com esta conta com o valor de desconto do arquivo de retorno.
  • Conta de Juros: Campo para informar a conta contábil quando houver retorno na liquidação. O add-on gerará um lançamento contábil com esta conta com o valor de juros do arquivo de retorno.
  • Conta de Multas: Campo para informar a conta contábil quando houver retorno na liquidação. O add-on gerará um lançamento contábil com esta conta com o valor de multa do arquivo de retorno.
  • Conta de Tarifas: Campo para informar a conta contábil quando houver retorno na liquidação. O add-on gerará um lançamento contábil com esta conta com o valor de tarifa do arquivo de retorno.
  • Centro de Custo: Campo para informar o centro de custo que será utilizado. O add-on informará o centro de custo na linha do lançamento contábil.
  • Projeto: Campo para informar o projeto que será utilizado. O add-on informará o projeto na linha do lançamento contábil.

 

Contas para Renegociação:

  • Conta de Desconto: Campo para informar a conta contábil quando efetivar a renegociação. O add-on gerará um lançamento contábil com esta conta com o valor de desconto preenchido na tela de renegociação.
  • Conta de Juros: Campo para informar a conta contábil quando efetivar a renegociação. O add-on gerará um lançamento contábil com esta conta com o valor de juros preenchido na tela de renegociação.

 

5.2.3 – Configuração: Aba Ordem Pagamento (Contas a Pagar)

Na tela DocPay – Configuração de Integração pode-se acessar diversas abas para a configuração do DocPay, como a de Ordem de Pagamento, indicada abaixo.

Tela 14 – Aba Ordem de Pagamento

 

  • Data de Lançamento – A partir De: Campo para informar a data de início do sincronismo. O add-on irá desconsiderar os documentos/lançamentos com data anterior ao informado.
  • Documentos a Capturar: Seleção dos tipos de documentos do SAP que serão enviados para o DocPay – WEB. Os documentos que não forem selecionados não serão sincronizados com o DocPay – WEB. As opções disponíveis são as seguintes: Lançamento contábil, Nota Fiscal de Entrada, Adiantamento de Contas a Pagar e Devolução de Nota de Saída.

Tela 15 – Campo Documentos a Capturar

 

  • Contas Contábeis: Para configuração das contas contábeis, clique na seta amarela do campo Tipo. É importante selecionar a linha correspondente à filial que será configurada. Na tela que será aberta, também será possível informar o Centro de custo e o Projeto.

Tela 16 Docpay – Configuração de Contas Contábeis – Ordem de Pagamento

 

5.2.4 – Configuração: Aba Extrato Bancário

Na tela DocPay – Configuração de Integração pode-se acessar diversas abas para a configuração do DocPay, como a de Extrato Bancário, indicada abaixo.

Tela 17 – Aba Extrato Bancário

 

  • Conciliar automaticamente por Data e Valor ao importar o extrato bancário? Se essa opção estiver selecionada, caso o add-on encontre linhas no extrato bancário e linhas nos lançamentos contábeis no SAP B1 da conta contábil relacionada à conta bancaria do extrato em que haja coincidência de data e valor, será feita a conciliação automática.

 

5.2.5 – Configuração: Aba Contratos

Essa aba tem por finalidade permitir o vínculo dos contratos cadastrados no DocPay – WEB com as formas de pagamento cadastradas no SAP B1.

Observações:

  • Para mais informações sobre o cadastro de contrato no DocPay – WEB, acesse o tópico 7.3 – Contratos.
  • Para mais informações sobre o cadastro de formas de pagamento no SAP B1, acesse o tópico 4.2 – Cadastro de Forma de Pagamento.

Na tabela dessa aba serão listados todos os contratos cadastrados no DocPay – WEB que estiverem ativos.

Tela 18 – Lista de Contratos

 

No campo Forma de Cadastro de Contratos x Forma de Pagamento selecione uma das opções, 1 – Manual ou 2 – Automática.         

Ao selecionar a opção 1 – Manual, significa que o usuário fará manualmente o vínculo do contrato com a forma de pagamento, da seguinte maneira:

  • O usuário irá selecionar a(s) linha(s) do(s) contrato(s) que deseja vincular a uma determinada forma de pagamento. Em seguida, no campo Forma de pagamento deve-se clicar na tecla TAB do teclado. Na tela de Lista de Forma de pagamento, irá selecionar a forma de pagamento desejada:

Tela 19 – Selecione o Contrato que se deseja

 

Observação: É de extrema importância que exista uma coerência entre as informações do contrato e as informações da forma de pagamento que estiver sendo vinculada a este contrato, a saber:

  • Se o campo Tipo Contrato estiver preenchido com Cobrança, então o campo Tipo de pagamento da forma de pagamento deve ser do tipo Recebido;
  • Se o campo Tipo Contrato estiver preenchido com Pagamento, então o campo Tipo de pagamento da forma de pagamento deve ser do tipo Pago;
  • O Banco deve ser o mesmo preenchido no campo Banco da forma de pagamento;
  • A Agência deve ser a mesma preenchida no campo Filial da forma de pagamento;
  • O Conta deve ser o mesmo preenchido no campo Conta da forma de pagamento.

Veja abaixo um exemplo de informações consistentes:

Tela 20 – Comparativo das Informações

 

  • Após selecionar a forma de pagamento, no rodapé da tela, clique no botão Vincular. Será apresentada a mensagem Deseja vincular o contrato de cobrança a forma de pagamento?. Clique em SIM para continuar.

Tela 21 – Realize a Vinculação

 

  • Observe que o campo Forma de Pagamento fica preenchido após realização do procedimento:

Tela 22 – Verifique a situação do campo Forma de Pagamento após realizar a operação

 

  • Caso escolha uma forma de pagamento incompatível com o contrato selecionado, será apresentada uma mensagem do sistema acusando as inconsistências e o vínculo não será realizado. No exemplo abaixo, observe que há divergência no banco, agência, número da conta e tipo do contrato.

Tela 23 – Mensagem de Alerta apresentando as inconsistências

 

  • Para desvincular uma forma de pagamento do contrato, clique na seta amarela Desvincular do campo Ações. Será exibida a mensagem Deseja desvincular a forma de pagamento do contrato do DocPay?. Selecione SIM para continuar.

Tela 24 – Campo para realizar a Desvinculação

 

Ao selecionar a opção 2 – Automática no campo Forma de Cadastro de Contratos x Forma de Pagamento da aba Contrato, significa que a cada contrato criado no DocPay – WEB, automaticamente, será criada uma forma de pagamento no SAP Business One, já vinculada ao contrato e adicionada ao Cadastro de Fornecedor (caso o contrato criado seja do tipo Pagamento) ou ao cadastro do cliente (caso o contrato criado seja do tipo Cobrança). Por este motivo, para que o add-on tenha êxito na criação da forma de pagamento e atualização dos Parceiros de Negócios no SAP B1, é de extrema importância que não haja transactions que impeçam a realização destes procedimentos.

Veja abaixo um exemplo:

  • Campo Forma de Cadastro de Contratos x Forma de Pagamento da aba Contrato está preenchida com 2 – Automática:

Tela 25 – Opção 2 – Automática

 

  • Foi criado um novo contrato do TipoPagamento no DocPay – WEB:

Tela 26 – Visualize o novo contrato criado

 

  • Pelo fato de o campo Forma de Cadastro de Contratos x Forma de Pagamento da configuração da aba Contrato estar preenchida com 2 – Automática, automaticamente foi criada a forma de pagamento no SAP B1, conforme abaixo:

Tela 27 – Forma de Pagamento criada

 

  • Além disso, o contrato já será listado na aba Contratos vinculado à forma de pagamento que foi criada automaticamente pelo add-on:

Tela 28 – Contrato listado automaticamente

 

  • O cadastro de todos os Parceiros de Negócios também será atualizado com a forma de pagamento criada pelo add-on. Como neste exemplo foi criada uma forma de pagamento do tipo Pago, somente o cadastro de fornecedores foi atualizado. Caso tivesse sido castrada uma forma de pagamento do tipo Recebido, essa forma de pagamento teria sido atualizada no cadastro dos clientes.

Tela 29 – Cadastro de PN atualizado conforme o tipo de Pagamento utilizado

 

5.2.6 – Configuração: Aba Alertas

Essa aba tem por finalidade cadastrar os usuários do SAP B1 que irão receber os alertas de eventos, como o cadastro de um novo contrato no DocPay sem vínculo; um erro na baixa de contas a receber/pagar, entre outros.

Tela 30 – Aba Alertas

 

Pressionar a tecla TAB no campo Usuário e na tela de Lista de Usuários, para selecionar o usuário desejado.

Tela 31 – Lista de Usuários

 

No rodapé da tela, clique no botão Cadastrar. Será apresentada a mensagem Deseja incluir o usuário para alertas do DocPay?. Clique em SIM para continuar.

Tela 32 – Selecione o botão Cadastrar

 

Observe que é criada uma nova linha na tabela após a realização do procedimento:

Tela 33 – Observe a linha Criada

 

Para remover o usuário cadastrado na aba de Alertas, clique na seta amarela Remover do campo Ação. Será exibida a mensagem Deseja remover o usuário dos alertas do DocPay?. Selecione SIM para continuar.

Tela 34 – Selecione a seta amarela indicada

 

5.2.7 – Configuração: Aba Bloqueios

Essa aba tem por finalidade a seleção de determinados bloqueios referentes ao Cancelamento do documento de marketing e a seleção da forma de pagamento.

Tela 35 – Aba Bloqueios

 

  • Ao selecionar a opção Bloquear cancelamento de documento de marketing com boleto registrado? o cancelamento do documento de marketing gera a instrução de cancelamento do boleto. A função existe para caso o cliente queira evitar cancelamentos indevidos.
  • Caso a opção Bloquear seleção de forma de pagamento de contrato diferente da filial do documento de marketing? seja selecionada será evitada que a cobrança em empresa diferente do documento de marketing seja registrada.

 

6 – DOCPAY – WEB

6.1 – Administração

No módulo Administração pode-se encontrar os menus de cadastro dos Usuários e dos Perfis, além de poder configurar o escopo do email padrão.

6.2 – Acesso ao sistema e recuperação de senha

Sobre como acessar o DocPay, clique aqui.

Sobre como recuperar sua senha, clique aqui.

6.3 – Cadastro de Usuários

Ao clicar no menu Usuários, é possível realizar o cadastro de novos usuários. Para isso, localize e selecione o botão + e preencha o Nome e o E-mail do usuário. Após realizar este preenchimento, Pesquise o Perfil que será atribuído ao usuário e por fim, configure a opção Ativo e selecione o botão Salvar.

Tela 36 – Menu Usuários

 

Tela 37 – Selecione o botão destacado para realizar o cadastro de um novo usuário

 

Tela 38 – Após inserir os dados, selecione o botão Salvar

 

Depois dos dados serem salvos, o usuário será exibido na tela e será enviado para o email cadastrado um email com os dados de acesso.

Tela 39 – Exemplo de email enviado

 

Observação: Uma senha padrão será enviada no e-mail. Contudo caso o usuário criado deseje realizar a alteração desta senha, basta clicar no ícone de usuário localizado no canto superior direito da tela, e em seguida selecionar a opção Alterar Senha. Na tela habilitada insira a senha criada anteriormente e seguida configure a nova senha. Após finalizar este processo, selecione o botão Enviar para concluir a operação.

Tela 40 – Campo Alterar Senha

 

Tela 41 – Após configurar as senhas, selecione o botão Enviar

 

6.4 – Cadastro de Perfil

Ao clicar no menu Perfis, é possível realizar o cadastro de novos perfis de usuário. Para isso, localize e selecione o botão + e atribua às devidas permissões que este perfil de usuário possuirá. Após realizar este preenchimento, configure a opção Ativo e selecione o botão Salvar.

Tela 42 – Menu Perfis

 

Tela 43 – Selecione o botão destacado para realizar o cadastro de um novo perfil

 

Tela 44 – Após inserir os dados, selecione o botão Salvar

 

6.5 – Configurações do Sistema

O menu Configurações possibilita a inserção dos dados referentes à comunicação via email e do SAP Business One.

Tela 45 – Menu Configurações

 

6.5.1 – Configurações – Email

No menu Configurações, pode-se realizar a configuração da comunicação do email a ser realizada pelo DocPay. Será necessário informar o número do Servidor utilizado, a Porta (SMTP), o Usuário (SMTP) e a Senha (SMTP). Além do Nome do Remetente e o E-mail do Remetente.

Tela 46 – Campos para a configuração da comunicação via Email

 

Após a realização das configurações, é necessário salvar as informações. Tendo realizado o salvamento dos dados, pode ser realizado um teste de envio de email. Para isso os campos E-mail – teste de configuração e E-mail – e-mail de cópia devem ser preenchidos e então conclua a operação clicando no botão Enviar.

Tela 47 – Campos para a inserção dos dados do e-mail teste

 

Tela 48 – Selecione o botão Enviar

 

Tela 49 – Exemplo de email de teste

 

6.5.2 – Configurações – Boleto

No módulo de Configurações, há a possibilidade de realizar as configurações abrangentes dos Boletos como: a Definição de vencimento de boletos em Feriados, a Senha em PDF de boletos compartilhados e o processo de Atualizar PDF do boleto no processamento de instruções. Para informações mais específicas sobre a geração dos boletos, acesse o Tópico 7.3 – Contratos.

Tela 50 – Campos referentes às configurações do Boleto

 

No campo Definição de vencimento de boletos em Feriados pode-se realizar a definição do vencimento dos boletos em datas que são caracterizadas como Feriados. Para isso determine se irá ser mantida a data, por meio da opção Manter Data, se irá ser antecipado para o dia anterior, por meio da opção Antecipar para o dia útil anterior ou se irá ser postergado para o dia útil seguinte, por meio da opção Postergar para o próximo dia útil.

Tela 51 – Campo para a definição da data de vencimento dos boletos no período em que há feriado

 

O campo Senha em PDF de boletos compartilhados possibilita inserir uma senha nos PDFs gerados de boleto, ou não, que serão compartilhados. Essa configuração é utilizada pelas empresas que desejam que seja exigida uma senha para abertura do arquivo PDF do boleto que é enviado para o pagador. A senha será composta pelos 3 primeiros dígitos e 2 últimos dígitos do CNPJ, caso o pagador seja uma Pessoa Jurídica, ou do CPF, caso o pagador seja Pessoa Física.

Exemplificando:

  • CNPJ Pagador: 98.999.999/0001-01 – A senha será: 98901;
  • CPF Pagador: 123.123.123-99 – A senha será: 12399.

Tela 52 – Campo Senha em PDF de boletos compartilhados

 

No campo Atualizar PDF do boleto no processamento de instruções há possibilidade de definir o momento em que será realizado o processamento de instruções, ou seja, se isto irá ocorrer após a confirmação da instrução pelo banco, ou não.

Tela 53 – Campo Atualizar PDF do boleto no processamento de instruções

 

Após finalizar as configurações, selecione o botão Salvar.

Tela 54 – Botão Salvar

 

6.5.3 – Criação de Acesso Temporário

O recurso Criar novo acesso temporário proporciona a criação de um novo usuário, de forma temporária, para que este possa realizar determinadas configurações do DOCPAY. Essa configuração é bastante útil durante o processo de implantação do DocPay, pois poderá ser concedido um acesso temporário para a Consultoria que irá realizar a parametrização do sistema, evitando a necessidade de criação de um usuário para o consultor de implantação. Outra vantagem é que neste acesso temporário são habilitados somente os módulos relacionados à configuração. Este acesso é válido por 3 horas, e pode ser tanto renovado quanto revogado a qualquer momento pelo usuário do DocPay.

Para realizar esta operação, clique no botão Criar novo acesso temporário. Tendo feito isso, será apresentada uma mensagem do sistema pedindo a confirmação da operação.

Tela 55 – Botão Criar novo acesso temporário

 

Tela 56 – Confirme a operação

 

Após a confirmação da operação, será exibida uma URL a qual ao ser compartilhada, possibilitará o acesso provisório ao sistema.

Tela 57 – URL de acesso provisório

 

Tela 58 – Tela de acesso dos usuários temporários

 

Observação: Lembramos que os usuários temporários, somente, possuem acesso aos menus de Administração e de Cadastros.

Para que remover o acesso temporário, basta selecionar o botão Desabilitar acesso temporário que a URL e o usuário criado serão excluídos, após a confirmação da operação.

Tela 59 – Botão Desabilitar acesso temporário

 

Tela 60 – Selecione o botão Sim para confirmar a operação

 

6.5.4 – Habilitar uso da API do DOCPAY

O botão Habilitar uso da API do DOCPAY possibilita a integração do DOCPAY com outros sistemas. Para realizar a operação selecione o botão mencionado e em seguida confirme a operação.

Tela 61 – Botão Habilitar uso da API do DOCPAY

 

Tela 62 – Selecione o botão Sim para confirmar a operação

 

Após a confirmação da operação a Chave de API será gerada e com ela será possível realizar a integração do DOCPAY com outros sistemas.

Tela 63 – Copie a Chave de API para viabilizar a integração

 

Observação: O botão Ver documentação habilita a tela DocPay API – Teste, a qual contém a documentação necessária para os profissionais que irão realizar o desenvolvimento da integração dos sistemas.

Tela 64 – DocPay API – Teste

 

Caso haja a necessidade de interromper o funcionamento da Chave de API, selecione o botão Desabilitar Chave e confirme a operação.

Tela 65 – Botão Desabilitar Chave

 

Tela 66 – Selecione o botão Sim para confirmar a operação

 

Observação: Caso deseje criar uma nova Chave de API, selecione o botão Gerar nova Chave.

Tela 67 – Botão Gerar nova Chave

 

6.6 – HASH para Configuração – SAP Business One

No campo SAP Business One encontra-se um hash que será utilizado na configuração do módulo DocPay no SAP Business One. Para isso, copie o conteúdo do campo Hash.

Tela 68 – Selecione o Hash no campo indicado

 

Cole este conteúdo no campo DocPay Key da tela de DocPay – Configuração de Integração, do módulo DocPay no SAP Business One. Esta tela pode ser acessada através do menu:

Grupo Skill > DocPay > Configuração

Tela 69 – Campo DocPay Key

 

6.7 – Campo Debug

O campo Debug, localizado na tela Docpay – Configuração de Integração, apresenta as opções (0 – Desativado) e (1 – Ativado). 

Tela 70 – Campo Debug

 

A opção 1 – Ativado só deve ser selecionada quando solicitado à equipe de suporte. Após a ativação, o arquivo do log de debug será salvo no caminho:

Administração > Inicialização do sistema > Configurações gerais > Caminho > Pasta de ampliações > gruposkill\debug

Tela 71 – Caminho para acessar a pasta em que fica salvo o arquivo log de debug

 

6.8 – Template de E-mail/Whatsapp

O menu Template de E-mail viabiliza a criação de e-mails modelos. Para isso selecione o botão Mais no canto inferior direito para habilitar o campo Novo Template.

Tela 72 – Menu Templates de e-mail

 

Tela 73 – Selecione o botão Mais

 

Na tela habilitada, configure os campos Descrição, Tipo, Assunto do e-mail e Conteúdo e no final salve as informações.

 

Tela 74 – Campo Novo Template

 

Tela 75 – Ao finalizar a inserção dos dados, selecione o botão Salvar

 

Tela 76 – Exemplo de Template gerado

 

Observações:

  • No campo Tipo pode-se escolher entre os tipos: HTLM, Texto ou WhatsApp do tipo do template que será gerado e enviado posteriormente.

 

Tela 77 – Campo para realizar a seleção do Tipo de template

 

  • Os campos Variáveis possibilitam realizar o preenchimento dos campos Assunto de e-mail e Conteúdo por meio de variáveis já pré-definidas. Para inseri-las nos campos, basta clicar naquelas desejadas.

Tela 78 – Campo Variáveis

 

6.9 – Configurações dos e-mails

O menu Configurações dos e-mails permite configurar em qual momento serão realizados os disparos do emails configurados. Para realizar esta operação, selecione o botão Mais no canto inferior direito para habilitar o campo Nova Configuração.

 

Tela 79 – Menu Configuração dos e-mails

 

Tela 80 – Selecione o botão Mais

 

Tela 81 – Campo Nova configuração habilitado

 

Na tela habilitada, insira a Descrição e selecione o Evento e o Escopo desejados.

 

Tela 82 – Campo para inserir a descrição

 

Tela 83 – Selecione o evento desejado

 

No campo Evento, selecione o evento ao qual a empresa deseja associar determinado template de e-mail já criado:

  • Fatura a vencer – deveram ser informado os dias prévios ao vencimento que o usuário deseja que seja enviado um alerta para o pagador. No exemplo abaixo, dois dias antes do vencimento será enviado um email de alerta para o pagador.

 

Tela 84 – Exemplo de configuração de alerta

 

  • Fatura vencida – deveram ser informados os dias posteriores ao vencimento que o usuário deseja que seja enviado um alerta para o pagador. No exemplo abaixo, será enviado um e-mail passados dois dias do vencimento do boleto, e depois outro, passados cinco dias do vencimento.

 

Tela 85 – Exemplo de Configuração de alerta após o vencimento

 

O campo Escopo funcionará como um filtro para restringir a utilização do template para alguma das opções listadas abaixo:

  • Geral: ao selecionar essa opção, nenhum filtro adicional será aplicado;
  • Empresa: ao selecionar essa opção, um outro campo será habilitado para selecionar para quais empresas deseja aplicar o template;
  • Contrato: ao selecionar essa opção, um outro campo será habilitado para selecionar para quais contratos deseja aplicar o template;
  • Grupo de parceiro: ao selecionar essa opção, um outro campo será habilitado para selecionar para quais Grupos de parceiro deseja aplicar o template.

 

Tela 86 – Lista de opção dos escopos

 

Para selecionar o template, primeiramente, deve-se realizar a configuração do mesmo no menu Template E-mail. Para mais informações acesse o tópico 6.8. Tendo realizado esta configuração, selecione aquele que melhor se encaixa no cenário e, por fim, salve as informações.

 

Tela 87 – Clique no template desejado e depois selecione o botão Salvar

 

Tela 88 – Exemplo de Configuração de e-mail

 

Por fim, será possível realizar um teste para confirmar se a configuração foi realizada com sucesso. Preencha o campo E-mail teste de configuração com um e-mail válido, e em seguida, clique no botão E-mail. Será exibida a mensagem E-mail enviado com sucesso:

 

Tela 89 – Preencha o campo indicado

 

Por fim, verifique a caixa de entrada no e-mail informado:

 

Tela 90 – Exemplo de E-mail de teste do DocPay

 

7 – CADASTROS

No módulo de Cadastros pode se acessar os cadastros da Empresa, das Contas Bancárias, dos Contratos e do Parceiro de Negócios.

 

Tela 91 – Módulo Cadastros

 

7.1 – Empresas

Os cadastros das empresas serão realizados no momento em que se adquirem as licenças do DOCPAY. Os dados da empresa poderão ser consultados e alterados, caso haja a necessidade, no menu Empresas. Para isso, basta selecionar a linha da empresa que se deseja visualizar ou editar as informações.

 

Tela 92 – Menu Empresas

 

Tela 93 – Selecione a linha desejada

 

Após selecionar a linha, as respectivas informações serão exibidas.

Tela 94 – Informações referentes à empresa selecionada

 

Se alguma informação for alterada, deve-se salvar estes novos dados.

Tela 95 – Botão Salvar

 

7.1.1 – Configuração do Logotipo

Essa configuração permite que seja impressa a logomarca da empresa no cabeçalho dos boletos emitidos pelo DocPay. Selecione a empresa que deseja configurar o logo e clique no ícone de edição.

Tela 96 – Selecione o botão indicado na imagem

 

Selecione o arquivo do logo:

Tela 97 – Tela para a seleção do logo

 

Realize os ajustes necessários e depois confirme a operação.

 

Tela 98 – Após a seleção da imagem confirme a operação

 

Por fim, clique no botão Salvar localizado no canto inferior direito da tela.

Tela 99 – Selecione o botão Salvar

 

Tela 100 – Exemplo de Boleto gerado com o logo

 

7.2 – Contas Bancárias

Os cadastros de contas bancárias serão criados no DocPay – WEB de acordo com as contas bancárias que forem criadas e atualizadas no SAP Business One.

Tela 101 – Listas de Contas Bancárias cadastradas no SAP

 

O cadastro das contas bancárias se dá pelo menu Contas Bancárias. Para realizar a inserção de uma nova conta, clique no botão Mais localizado no canto direito. Na tela habilitada, realize o preenchimento da empresa, do banco, da agência e do número da conta.

Tela 102 – Menu Contas Bancárias

 

Tela 103 – Apresentação das contas bancárias cadastradas

 

Na tela que será aberta, serão listadas todas as contas bancárias cadastradas. Observe que do lado esquerdo dos ícones dos bancos, há um indicador com a cor verde ou vermelha. A cor verde indica que a conta está com a opção Ativo configurado, e a cor vermelha indica a opção Ativo está desmarcado para a conta bancária.

 

Tela 104 – Indicação da opção Ativo ao lado das Contas

 

Depois de ter clicado no botão Mais, a tela Nova conta bancária é aberta. Nela pode-se configurar se está conta se ativa ou não, por meio da opção Ativo. Além de selecionar a empresa, o banco, o número da agência e da conta, pelos respectivos campos: Pesquise uma empresa, Pesquise um banco, Número da agência e Número da Conta.

 

Tela 105 – Nova conta bancária

 

Após finalizar a inserção dos dados, selecione o botão Salvar para concretizar a operação e realizar o cadastro da conta.

 

Tela 106 – Exemplo de preenchimento dos dados da conta bancária

 

Tela 107 – Conta bancária cadastrada com sucesso

 

Caso deseje realizar a exclusão de uma conta bancária, selecione a linha da conta e em seguida localize o botão Excluir localizado no lado inferior direito. Tendo clicado no botão, uma mensagem do sistema será apresentada pedindo a confirmação da operação. Para concluir este processo, selecione o botão Sim e a conta bancária será excluída.

 

Tela 108 – Selecione o botão excluir

 

Tela 109 – Para confirmar a exclusão da conta bancária, selecione a opção Sim

 

Caso a base de dados SAP B1 seja multifilial, será necessário, uma única vez, identificar a Empresa à qual essa conta está vinculada (isso se faz necessário pois no cadastro de conta bancária do SAP B1 não existe essa informação). No DocPay – WEB, selecione a conta bancária e no campo Empresa, selecione a empresa para a qual será feito o vínculo da conta bancária. Por fim, clique no botão Salvar localizado no canto inferior direito da tela.

 

Tela 110 – Selecione a conta bancária

 

7.3 – Contratos

Acesse o cadastro de Contratos para criar um novo Contrato. Para isso, clique no botão + no canto inferior direito da tela.

 

Tela 111 – Selecione o botão no canto direito inferior

 

Na tela que será aberta, serão listados todos os contratos cadastrados.

 

Tela 112 – Lista de contratos

 

Observe que do lado esquerdo dos ícones dos bancos, há um indicador com a cor verde ou vermelha. A cor verde indica que a conta está com a opção Ativo configurado, e a cor vermelha indica a opção Ativo está desmarcado para a conta bancária.

 

Tela 113 – Opção Ativo Selecionada

 

Tela 114 – Opção Ativo não Configurada

 

Após configurar a opção Ativo, selecione a conta bancária para a qual o contrato será vinculado.

 

Tela 115 – Selecione a conta bancária desejada

 

Observação: Nessa tela serão listadas somente as contas bancárias cujo cadastro estiver com o flag Ativo selecionado.

 

Após selecionar a conta, os campos Agência, Número da conta bancária e Beneficiário serão preenchidos automaticamente.

 

Tela 116 – Os campos indicados serão preenchidos automaticamente

 

No campo Tipo, selecione a opção Cobrança.

 

Tela 117 – Escolha o tipo desejado

 

No campo Selecione o tipo da cobrança, selecione a opção Boleto.

 

Tela 118 – Selecione a opção Boleto

 

Determine se deseja enviar mensagens referentes aos boletos por WhatsApp, selecionando um template já cadastrado para mais informações sobre cadastro de templates, acesse o tópico 6.8.

 

Tela 119 – Clique no template desejado

 

No campo Layout, selecione um dos layouts disponíveis. Essa informação pode ser obtida com o gerente do banco, pois foi definida quando a empresa fez a contratação da carteira junto ao banco:

 

Tela 120 – Escolha o layout

 

As informações sobre os campos Código da Carteira (boleto) e Número do convênio (boleto) também podem ser obtidas com o gerente do banco da empresa. O campo Último número da remessa deve ser preenchido pelas empresas que estão iniciando a implantação do DocPay mas já realizavam a geração de arquivos de remessa por outros sistemas. Neste campo deverá ser preenchido o número do último arquivo de remessa já enviado, e quando o arquivo passar a ser gerado pelo DocPay, será considerada a próxima numeração de acordo com o que estiver preenchido neste campo.

 

Tela 121 – Configure os campos indicados

 

No campo Geração do "nosso número", selecione a opção Controlado pelo Banco somente nos casos em que o contrato do cliente junto ao banco requer que o controle do "nosso número" fique sob responsabilidade do banco. Trata-se de uma opção atualmente pouco utilizada.

 

Tela 122 – Campo Geração do "nosso número"

 

No campo Forma de determinar o evento "Boleto Gerado" (Configurações de e-mail), há três opções, para que possa se determinado em qual momento a empresa deseja que seja feito o disparo do e-mail para o pagador. Essa configuração será considerada para os casos em que foi criada uma Configuração de email em que o campo Evento tiver sido preenchido com Fatura Gerada.

 

  • Não enviar e-mail: selecione essa opção, caso não deseje que seja enviado e-mail
  • Após fechar Remessa (boleto novo e não registrado): ao selecionar essa opção, será enviado o e-mail assim que o arquivo de remessa for gerado. Essa opção é geralmente utilizada por empresas que precisam disparar a informação rapidamente, entretanto, é importante salientar que neste momento ainda não há certeza de que o boleto será registrado com sucesso.
  • Após receber retorno confirmando o registro: ao selecionar essa opção, o e-mail será disparado somente após processamento do arquivo de retorno confirmando o registro do boleto.

 

Tela 123 – Forma de determinar o evento "Boleto gerado" (Configuração de E-mail)

 

Caso o cliente deseje enviar no boleto a URL estática do PIX, basta preencher o campo Habilitar PIX Simples com SIM. Em seguida, no campo PIX – Tipo de chave, deve ser selecionada a chave que a empresa irá utilizar (Telefone, E-Mail, CPF, CNPJ ou Chave aleatória) e, de acordo com a chave selecionada, será habilitado um novo campo ao lado para preenchimento da Chave.

 

Tela 124 – Campos referentes ao PIX

 

Os campos abaixo destacados em vermelho deverão ser preenchidos conforme definição do cliente.

 

Tela 125 – Configure os campos indicados

 

Preencha o campo Demonstrativo e o campo Instrução para o caixa com o texto demonstrativo que será impresso no boleto e o texto de instrução que será impresso no boleto, respectivamente.

 

Tela 126 – Campos Demonstrativo e Instrução para o caixa

 

Tanto no campo Demonstrativo quanto no campo Instruções para o caixa é possível concatenar variáveis que serão preenchidas de forma dinâmica ao realizar a impressão do boleto. Para incluir uma variável no texto, basta selecioná-la no combo de variáveis. Veja abaixo um exemplo:

 

Tela 127 – Exemplo de Variáveis inseridas no campo

 

Com relação à troca de arquivos com o banco, é possível selecionar se a geração de arquivo de remessa será feita de forma Manual, ou seja, o usuário define quais documentos irão compor o arquivo, ou automática. Neste último caso, o DocPay montará o arquivo de remessa automaticamente, com base nas informações pré-configuradas.

Tela 128 – Campo Troca de arquivos com o banco

 

É possível definir também se a transmissão deste arquivo de remessa será feita de forma manual ou automática. Se o campo Fechamento da remessa estiver preenchido com Manual, significa que o usuário irá realizar o upload do arquivo de remessa no site do banco. Caso esteja preenchido com Automática, será aberto um novo campo ao lado, o Disponibilização do arquivo, com duas opções:

  • DocPay – VAN: Ao selecionar essa opção, significa que a transmissão do arquivo de remessa será automatizada pela VAN embarcada no DocPay.

 

 Observação: Para utilizar essa opção, é necessário que a empresa tenha uma autorização do seu banco para trafegar informações por meio da VAN. Caso este trâmite ainda não tenha sido iniciado, recomendamos entrar em contato com o nosso time comercial.

 

  • ERP: Ao selecionar essa opção, a disponibilização será feita de forma automatizada em um diretório definido pela empresa. Esse diretório será definido nas configurações do DocPay no SAP B1, no tópico 5. Essa opção atende as empresas que se já se utilizam de outros EDIs para troca de informação com o banco.

 

Tela 129 – Disponibilização do arquivo

 

No campo Padrão de nomeação das remessas, selecione a opção que irá definir como será composto o nome do arquivo de remessa. Por fim, clique no botão Salvar localizado no canto inferior direito da tela.

 

Tela 130 – Campo Padrão de nomeação das remessas

 

7.4 – Cadastro de Parceiros de negócios

Os cadastros de Parceiros de Negócios serão criados no DocPay – WEB de acordo com parceiros de negócios que forem utilizados nas movimentações oriundas SAP Business One.

Tela 131 – Cadastro do Parceiro de Negócios

 

Após selecionar o menu Parceiros de Negócios, será habilitada uma tela onde se encontra a lista dos PNs cadastrados e, também, pode-se realizar a inserção de novos dados de PN. Localize o botão + no canto inferior direito da página e em seguida clique nele. Uma nova tela será apresentada, onde pode-se inserir os dados.

 

Tela 132 – Tela com as informações dos PNs cadastrados

 

Na tela habilidade, configure o campo Ativo e insira os Dados Gerais do PN. É necessário informar se este novo Parceiro de Negócios é um Fornecedor ou um Cliente.

 

Tela 133 – Informe o CNPJ ou CPF do PN

 

Tendo inserido os dados citados anteriormente, deve-se preencher os campos Razão Social, Nome Fantasia, Grupo de Parceiro, E-mail, Telefone e o Endereço. Após preencher todos os campos, selecione o botão Salvar para concluir a operação.

 

Tela 134 – Insira os dados dos campos e pesquise o grupo ao qual o PN será vinculado

 

Tela 135 – Após inserir todas as informações, selecione o botão Salvar

 

Updated on 7 de junho de 2022

Essa instrução foi útil?

Top
MODAL 01