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ECD000 – ECD – Escrituração Contábil Digital – Manual Completo

Versão 1.22 (28/08/2020)

 

1 – APRESENTAÇÃO

Esse manual apresenta as funcionalidades do módulo ECD do addon Triple One, desenvolvido para o SAP Business One.

 

O módulo ECD – Escrituração Contábil Digital foi desenvolvido para gerar a versão digital dos seguintes arquivos:

 

  • G – Livro Diário (completo sem escrituração auxiliar);
  • B – Livro Balancetes Diários e Balanços;
  • R – Livro Diário com Escrituração Resumida (com Escrituração Auxiliar)
  • Z – Livro Razão Auxiliar das Subcontas (apenas das subcontas)
  • A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida

 

2 – INFORMAÇÕES INICIAIS

As informações que aparecem nas telas deste manual, utilizadas para preencher os campos do sistema, servem apenas para exemplificação e não devem ser consideradas como orientação sobre o conteúdo a ser preenchido ou sobre as regras fiscais vigentes. Sendo assim, cada usuário é responsável por toda informação a ser inserida no seu próprio sistema. Todos os exemplos foram elaborados na configuração padrão do SAP Business One.

 

Para facilitar a interpretação deste manual, utilizamos a cor azul para identificar o nome de qualquer campo de preenchimento, nome de tela ou dado do sistema e a cor verde foi utilizada para indicar os caminhos de menus a serem seguidos.

 

A reprodução deste manual, ou de parte dele, é proibida.

 

3 – CONFIGURAÇÕES

Para a correta geração dos arquivos pelo módulo da ECD, é necessário realizar algumas configurações prévias.

 

3.1 – Aba – Configurações Adicionais

Para a geração da ECD, na aba Configurações Adicionais, o preenchimento dos campos Nome Fantasia e Razão Social devem ser preenchidos. Acesse o seguinte caminho de menu:

Triple One > Configurações > Configurações Adicionais

 

Tela 1 – Configuração dos campos na aba Configurações Adicionais

 

O Indicador Situação Especial só deve ser preenchido no caso de ocorrer os eventos listados. No entanto, ainda vale se atentar à versão do leiaute da ECD, pois cada versão aceita somente algumas das opções.

 

3.2 – Aba – ECD/FCONT

Para atender à versão 3.x ou superior do PVA (Programa Validador) da ECD, é necessário preencher as informações na aba ECD/FCONT, localizada na janela de Configurações Adicionais, que é acessível pelo seguinte caminho de menu:

Triple One > Configurações > Configurações Adicionais

 

Tela 2 – Informações para a ECD/FCONT

 

Observação: veja que, na Tela 2, os campos Indicador do tipo de ECD e Empresa possui Moeda Funcional? não são editáveis pois, o Triple One, nesse momento, só atende a opção: 0 – ECD de empresa não participante de SCP como sócio ostensivo e empresas que não utilizam moeda funcional.

 

A opção Utilizar Nome estrangeiro da Conta Contábil ao ser selecionada passa a considerar as Informações de Nome estrangeiro, dos Detalhes da conta, para a geração do Registro I050.

 

Tela 3 – Opção Utilizar Nome estrangeiro da Conta Contábil.

 

A informação cadastrada no campo CPF Auditor / CNPJ Auditoria, será exibida no campo 04 do registro J935, caso seja gerado um arquivo da ECD, configurado com data a partir de 2018. Caso a o ano de geração da escrituração seja anterior a 2018, a informação será desconsiderada.

 

O segundo passo, é o cadastro obrigatório do responsável pela empresa e do contador. Essas informações podem ser inseridas na janela do módulo de Recursos Humanos, do próprio Business One, acessível pelo caminho:

Recursos Humanos > Cadastro de colaboradores

 

Tela 4 – Caminho de menu para cadastro dos responsáveis pela empresa

 

Além das informações que aparecem na janela de Cadastro de colaboradores, também é necessário preencher os Campos definidos pelo usuário, acessíveis no menu Visão, do próprio SAP Business One.

 

Tela 5 – Informações do responsável/contador da empresa

 

Observação: Se o campo Tipo de Qualificação for configurado com o código 900 – Contador/Contabilista, então, o campo Descrição da Qualificação pode ser utilizado para identificar Contador ou Contabilista.

 

No caso de contabilidade externa, os dados do contador responsável podem ser cadastrados na aba Parceiro de Negócio/Contabilidade, dentro da janela de Configurações Adicionais, acessível pelo caminho:

Triple One > Configurações > Configurações Adicionais

 

Tela 6 – Cadastro de contabilidade externa

 

Observação: quando a contabilidade for externa, obrigatoriamente deverá ser cadastrada como um Parceiro de Negócio. O campo Nome é habilitado para seleção de acordo com as informações cadastradas em Pessoas de Contato no seguinte caminho de menu:

Parceiros de Negócios > Cadastro de parceiros de negócio

 

Tela 7 – Cadastro de parceiro de negócio

 

Observação: o contador e o representante legal também podem ser inseridos no módulo J930/J932 – Signatários da ECD e para Substituição da ECD conforme Tópico 4.9. O registro J930 será composto por todos os cadastros realizados, seja em Recursos Humanos, Contabilidade Externa ou no módulo J930/J932 – Signatários da ECD e para Substituição da ECD.

 

3.4 – Plano de Contas

O Plano de Contas é acessível pelo seguinte caminho de menu:

Finanças > Plano de contas

 

Tela 8 – Caminho de menu para cadastro do Plano de contas

 

3.4.1 – Estrutura

De acordo com o Manual de Orientação da ECD, o plano de contas da empresa deve ter no mínimo quatro níveis.

 

3.4.2 – Natureza das Contas

Na geração do arquivo, a identificação da natureza das contas obedecerá à classificação realizada no cadastro do Plano de contas:

 

Tela 9 – Classificação da natureza do plano de contas

 

Caso exista a necessidade de alteração da natureza após o cadastramento do plano de contas, é possível fazer a alteração por meio do campo Natureza das Contas, disponível em Campos definidos pelo usuário, no menu Visão do SAP Business One.

 

Tela 10 – Alteração da natureza da Conta

 

3.4.3 – Plano de Contas Segmentado

Para as empresas que utilizam o plano de contas segmentado, os campos dos registros da ECD, que exigem a informação das contas contábeis, serão gerados a partir da tabela OACT relacionada com a tabela Segment_0.

A opção para empresas que utilizam plano de contas segmentado, fica na janela de Detalhes da empresa, acessível pelo seguinte caminho de menu:

Administração > Inicialização do sistema > Detalhes da empresa

 

Tela 11 – Opção para empresas que utilizam contas de segmentação

 

Tela 12 – Tabela OACT relacionada com a tabela Segment_0

 

3.4.4 – Plano de Contas Referencial

O referenciamento entre as contas contábeis da empresa e o plano de contas referencial deve ser realizado na janela de Mapeamento de Contas Contábeis, disponível sob o módulo da ECD, no seguinte caminho de menu:

 

Triple One > ECD – Contábil > Mapeamento de Contas Contábeis

 

Tela 13 – Acesso à janela de Mapeamento de Contas Contábeis

 

O primeiro campo da janela que é exibida permite a escolha do leiaute do plano referencial aplicável à empresa.

 

Tela 14 – Tela para seleção e mapeamento do plano referencial

 

A configuração do mapeamento só pode ser feita após a escolha do tipo de plano de contas. Na mesma janela, que é atualizada com os novos planos, é possível clicar duas vezes em cada linha e informar a conta contábil.

 

Tela 15 – Mapeamento da conta contábil

 

Observação: Para inserir uma nova conta contábil, clique com o botão direito do mouse e em seguida selecione a opção Inserir Linha.

 

Tela 16 – Opção para inserir uma linha para a inclusão de uma nova conta contábil

 

Observação: Até o ano calendário de 2013, o Triple One atendia apenas o plano de contas referencial da Receita Federal (classificado como 10).

 

Ao selecionar o botão Importar Mapeamento é possível importar o mapeamento a partir de uma planilha Excel ou a partir de um arquivo com extensão .CSV. Para essa importação, o arquivo deve ter apenas 2 colunas (A e B). A coluna A será destinada a conta contábil do plano de contas da empresa e, a coluna B será destinada à conta contábil do plano de contas referencial. Demais colunas existentes serão desconsideradas para a importação. O add-on irá importar as informações a partir da segunda linha do arquivo (a primeira será destinada a um cabeçalho).

 

Tela 17 – Ao clicar no botão Importar Mapeamento a tela para a seleção do arquivo é aberta

 

Tela 18 – Exemplo de preenchimento da planilha Excel para a importação do mapeamento entre os planos

 

Caso necessite realizar a remoção do mapeamento já existente, selecione o botão Remover Mapeamento. O sistema apresentará uma mensagem de alerta, para a confirmação da operação.

 

Tela 19 – Mensagem apresentada ao selecionar o botão Remover Mapeamento

 

Observação: Lembramos que não é possível mapear diferentes contas referenciais para uma mesma conta contábil.

 

3.4.5 – Configuração das Subcontas Correlatas – Registro I053

A identificação das subcontas correlatas do plano de contas do contribuinte, referente ao registro I053 da ECD, é realizada na funcionalidade Configuração de Subcontas Correlatas, disponível no seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Livro Z > Configuração de Subcontas Correlatas

 

Tela 20 – Acesso à janela para Configuração de Subcontas Correlatas

 

Ao acessar a funcionalidade, a janela para Configuração das Subcontas Correlatas é exibida.

 

Tela 21 – Janela para Configuração de Subcontas Correlatas da ECD

 

O usuário, então, deve preencher a Natureza da SubConta, selecionando uma das classificações possíveis divulgadas pela Receita Federal.

 

Tela 22 – Selecione a Natureza da SubConta

 

Observação: A partir do ano calendário 2016, o código 95 para a classificação de Natureza da SubConta foi removido pela Receita Federal. Essa remoção aconteceu, pois o código 95 possuía a mesma descrição do código 91. Portanto, para as contas classificadas com o código 95 automaticamente o Triple One reclassificará para o código 91.

 

Após a classificação da Natureza da SubConta, os campos Grupo da SubConta e Conta Vinculada são habilitados para preenchimento.

 

Tela 23 – Informe o Grupo da SubConta e a Conta Vinculada

 

Observações:

  • A identificação do Grupo da SubConta é livre e deve seguir as orientações do Manual da ECD da Receita Federal.
  • No campo Conta Vinculada deve ser identificada a conta contábil a qual se refere a subconta. Uma subconta só pode ser referenciada a uma única conta contábil.

 

Os campos do cabeçalho servem apenas para filtrar as contas da tabela. Escolha os filtros necessários e clique no botão Consultar.

 

Tela 24 – Utilize os campos para filtrar as contas

 

O botão Preencher Natureza Conta, no rodapé da janela, faz o preenchimento automático da coluna Natureza da Conta.

Ao clicar no botão, o sistema pede a confirmação do usuário. Ao clicar em Sim, a coluna é preenchida de acordo com a configuração do plano de contas do SAP Business One (módulo Finanças).

 

Tela 25 – Botão para preenchimento automático da coluna de Natureza da Conta

 

Se o campo Natureza das Contas não for preenchido no Plano de Contas, no módulo de Finanças, é possível realizar o preenchimento diretamente no módulo Configuração de Subcontas Correlatas.

 

Tela 26 – Classificação da natureza da conta por meio do Mapeamento de Contas Contábeis

 

3.4.6 – Data de criação/alteração das contas contábeis

O PVA – Programa Validador e Assinador da ECD faz uma validação relacionada à data de criação e alteração da conta contábil. Essa data deve ser anterior ou estar dentro do período de escrituração do arquivo.

Como o Triple One considera a data efetiva de criação e alteração da conta contábil no banco de dados, caso seja necessário, é possível informar a data no campo de usuário Data Criação/Alteração no módulo Plano de Contas localizado em Finanças.

 

Tela 27 – Campo para informação da data de Criação/Alteração da conta contábil

 

3.5 – Encerramento Contábil

O encerramento contábil das contas de resultado deve ser efetuado antes da geração do arquivo da ECD.

Esse encerramento pode ser feito pelo módulo Encerramento de Período acessível no caminho:

Administração > Utilitários > Encerramento de Período

 

Tela 28 – Encerramento contábil automático

 

Outra maneira de fazer o encerramento contábil é por meio de lançamento manual. Neste caso, é necessário indicar E – Encerramento, no campo Tipo de Lançamento, disponível em Campos definidos pelo usuário, na janela de Lançamento contábil manual.

 

Tela 29 – Opção de encerramento contábil manual

 

O Triple One considera primeiro o campo de usuário, se não for preenchido, então será considerado o campo Origem.

 

Observação: Se a geração da ECD for feita para empresas em Situação Especial, e o evento ocorrer em data diferente do último dia do mês, então, é necessário utilizar o lançamento manual e informar a data do evento para que, na geração do arquivo da ECD, sejam considerados os valores corretos.

 

3.6 – Cadastro de Participantes

Para as empresas que precisam informar os registros 0150 e 0180 (cadastro de participante e tipo de relacionamento) é necessário informar o Código de relacionamento, em Campos definidos pelo usuário, na janela de cadastro do Parceiro de Negócios:

 

Tela 30 – Informe o código de relacionamento

 

O campo 02 do registro 0180 será escriturado com a informação do campo Código da relação da aba Geral do Cadastro do PN se o campo de usuário Cód. do relacionamento também do Cadastro do PN não estiver preenchido. Já os campos 03 (Data do início do relacionamento) e 04 (Data do término do relacionamento) passam a ser escriturados com as informações dos campos Data de início da relação e Data de término da relação da aba Geral do Cadastro do PN. Caso o campo Data de Início da relação não estiver preenchido e o Cód. Relacionamento informado for o do campo de usuário, os dados do campo 03 serão escriturados com a data da criação do PN no banco de dados.

 

Também é possível informar os campos NIT, IE Contribuinte Substituto e Num. Suframa para o registro de participante.

 

Observação: Antes da versão 1.21.13.20 – PL 27, o NIT era informado no campo Num. Identif. Trabalhador, porém, este campo foi renomeado para Ident. Trab. e só deve ser utilizado para cadastros anteriores a versão 1.21.13.20 – PL 27. Assim, o cadastro de novos participantes deve ser feito com o número de identificação do trabalhador no campo NIT.

 

Tela 31 – Campos de informação para registro de participante

 

Observação: O Parceiro de Negócio deve estar relacionado a um Lançamento Contábil para ser informado na ECD.

 

Para informar um participante sem vínculo financeiro (exemplo equivalência patrimonial), e gerar os registros 0150 e 0180 da ECD, é necessário acessar a campo Cód. PN – ECD do Lançamento Contábil Manual. Neste campo há um atalho de acesso à tela Código do PN para o ECD, onde é possível realizar a busca dos PN's cadastrados para a seleção.

 

Tela 32 – Indicação de PN no lançamento contábil para gerar os registros 0150 e 0180 quando não há financeiro gerado

 

3.7 – Demais Recomendações

  • O balanço deve estar fechado, ou seja, o total do Ativo deve ser igual ao Passivo + Patrimônio Líquido.
  • Os totais de débitos e créditos lançados no período devem ser iguais.
  • Utilizar duas casas decimais para evitar problemas de arredondamento nos lançamentos contábeis.
  • Não se deve utilizar valores negativos nos lançamentos contábeis.

 

4 – GERAÇÃO DA ECD – ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

Depois de fazer todas as configurações prévias, é necessário acessar o módulo Gerar ECD, disponível no seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Gerar ECD

 

Tela 33 – Acesso à janela de geração da ECD

 

Ao acessar o módulo, a janela ECD – Escrituração Contábil Digital é exibida.

 

Tela 34 – Janela de geração do arquivo da ECD

 

O primeiro passo é escolher o livro a ser gerado, correspondente ao tipo de escrituração:

  • G – Livro Diário (Completo, sem escrituração auxiliar);
  • B – Livro Balancetes Diários e Balanços;
  • R – Livro Diário com Escrituração Resumida (com Escrituração Auxiliar);
  • Z – Livro Razão Auxiliar das Subcontas;
  • A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida.

 

De acordo com cada livro escolhido, as demais opções e campos da janela são habilitados para preenchimento:

  • Data: Certifique-se de que o tipo de data selecionado seja coerente com as informações a serem validadas, pois é possível resgatar informações contábeis do SAP Business One, tanto por Data de lançamento quanto por Data do documento. Insira a data Início e Fim.
  • Centro de Custo: Se a empresa utilizar, selecione a dimensão do Centro de custo. Só é possível informar uma única dimensão no arquivo. Quando selecionado o centro de custos, os registros de saldos e lançamentos serão agrupados por conta contábil + centro de custos.
  • Indicador Finalidade, Hash Escrituração e NIRE Substituída: Selecione a finalidade da entrega e, de acordo com a seleção feita, insira o Hash Escrituração e NIRE Substituída da escrituração que será substituída.
  • Data do encerramento do exercício social: Informe a data de encerramento do exercício social.
  • Registros opcionais: Selecione os registros opcionais que devem ser gerados no arquivo da ECD. Ao passar o mouse em cima de cada registro, é possível ver sua descrição.
  • Gerar Bloco K: Esse campo só é habilitado para data inicial igual ou superior a 01/01/2016.
  • Demonstrações Contábeis (J100/J150/J210.J215): Os campos são habilitados quando for selecionado um dos registros opcionais: J100, J150 ou J210/215. Insira a data Início e Fim e selecione o tipo de balanço entre Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual. Recomendamos que o tipo do Balanço e da DRE estejam coerentes com o encerramento efetuado pela empresa, ou seja, se o encerramento foi realizado, considerando o período de janeiro a dezembro, no momento da geração do arquivo, o tipo dos relatórios também deve ser Anual. Selecione também o nível para a apresentação do Balanço e da DRE.
  • Balanço e DRE: Para gerar o Balanço e a Demonstração do resultado, é possível escolher um modelo de relatório financeiro criado no SAP Business One ou, selecionar a opção Balanço Padrão e DRE Padrão. Selecione também o Nível para a apresentação do Balanço e da DRE.
  • Adicionar Período Extra: Quando no campo Periodicidade for selecionada uma das opções mensal, trimestral ou semestral, este campo será habilitado. Se selecionado, também serão geradas as demonstrações anuais.
  • Número de ordem: Informe o número do livro.
  • Natureza do Livro: Informe o nome do Livro. Se o livro a ser gerado for o razão auxiliar das subcontas, neste campo deve ser escrito RAZAO_AUXILIAR_DAS_SUBCONTAS, conforme o próprio manual de orientação da ECD.
  • Arquivamento: Informe a data do arquivamento dos atos constitutivos.
  • Arquivos Conversão: Informar a data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária, caso seja este o cenário da empresa.

 

Observação: o número do NIRE que será informado na ECD é o mesmo cadastrado em Detalhes da Empresa, na aba Campos de localização, se a base for única.

 

Tela 35 – Informação do NIRE em empresas de base única

 

Já para empresas que contenham filiais, a informação deve ser preenchida na coluna Registro comercial em Filiais, no menu Finanças:

 

Tela 36 – Informação do NIRE em empresas com filiais

 

Após configurar todas as informações, basta clicar no botão Gerar. O arquivo será gerado no diretório indicado no campo Pasta de ampliações, que fica na janela de Configurações gerais, disponível no seguinte caminho de menu:

 

Administração > Inicialização do sistema > Configurações gerais

 

Tela 37 – Indique o diretório para geração do arquivo da ECD

 

Observações:

  • O registro I300 traz os balancetes diários. Este registro só é gerado quando o tipo de Escrituração Contábil for B – Livro de Balancetes Diários e Balanços.
  • As linhas de subtotais (sem conta contábil) do modelo de relatório financeiro definido para a DRE serão escrituradas no registro J150 da ECD. Para essas linhas, no Registro J150, o campo IND_VL será preenchido com P se o VL_CTA for maior ou igual à zero, caso contrário será preenchido com N. Já o campo IND_VL_ULT_DRE será preenchido com P se o VL_CTA_ULT_DRE for maior ou igual a zero, caso contrário será preenchido com N.
  • O balanço e a demonstração do resultado do exercício (registros J100 e J150), conforme determina o Manual de Orientação da ECD, são gerados com base nos códigos de aglutinação (registro I052). O Triple One gera automaticamente esses códigos com base nas contas sintéticas do plano de contas da empresa, os quais seguem o padrão de 8 dígitos, inserindo zeros à esquerda e a letra indicativa da demonstração a que se refere, para manter a ordenação das contas após a importação no PGE. Lembramos que o registro I052 será gerado para todas contas analíticas utilizadas na Demonstração de Balanço (J100) e no DRE (J150) classificadas como D-Detalhe e para todas contas analíticas utilizadas na DMPL/DLPA (J210/J215).
  • Sempre que houver a criação de uma nova conta, a numeração sequencial do código de aglutinação das contas será apresentada, de acordo com a visualização da conta no SAP para a DRE customizada.
  • Para os arquivos gerados a partir de 2018, o campo 06 – DT_LCTO_EXT do registro I200 será escriturado com a data inserida no campo de usuário Data Lacto Extemporâneo do Lançamento Contábil Manual.
  • A partir da versão 8 do leiaute da ECD, ao gerar o registro J150 será exibida uma linha de nível 1 com o nome Resultado do Exercício na geração do arquivo com o modelo de DRE Padrão. O nível das demais linhas foi reordenado a partir do nível 2. Além disso, os saldos de período anterior da DRE voltam a ser informados no arquivo gerado.
  • Os registros J100 e J150 serão gerados de acordo com o nível informado na tela de geração da ECD, tanto para o modelo Padrão como para o Customizado.
  • O campo 03, dos registros J100 e J150, será escriturado como D-Detalhe para o último nível de cada grupo das demonstrações financeiras (Balanço e DRE). Para os demais níveis, superiores, o campo será escriturado como T-Totalizador.

 

4.1 – Livro R – Livro Diário com Escrituração Resumida

Ao selecionar a opção R – Livro Diário com Escrituração Resumida (com Escrituração Auxiliar), um botão é habilitado ao lado da opção.

 

Tela 38 – Ao selecionar a opção do Livro R, um botão é habilitado

 

Este botão serve para acessar a janela de preenchimento das Informações Livros Auxiliares.

 

Tela 39 – Janela para cadastro das Informações de Livros Auxiliares

 

Preencha as informações e clique no botão Atualizar para gravá-las.

 

A partir da PL 56 do Triple One, é possível escolher entre os livros A e Z, na coluna Tipo do Livro Auxiliar. Se for inserida a opção do Livro A, a coluna Configuração Livro A também é habilitada para seleção.

 

Tela 40 – Ao escolher o Livro A, é possível selecionar uma configuração de contas

 

Nessa coluna é possível escolher uma configuração de contas para o Livro A, que é feita no módulo Configuração das Contas do Livro A, disponível no módulo da ECD – Contábil (Mais informações no Tópico 4.3).

 

Após preencher e gravar as informações dos livros auxiliares necessários, clique no botão OK para retornar à janela de geração da ECD.

 

4.2 – Livro Z – Livro Razão Auxiliar das Subcontas

Ao selecionar a opção Z – Livro Razão Auxiliar das Subcontas, o campo Fonte será habilitado com o valor padrão 10. De acordo com a quantidade de informações, é possível configurar um valor de 3 a 13 para melhor disposição das informações na escrituração.

 

Tela 41 – Campo para configuração do tamanho da fonte das informações escrituradas

 

Os Dados do Livro Principal também são habilitados para preenchimento.

 

Tela 42 – Campos para preenchimento dos dados do livro principal

 

No campo Número de Ordem, deve ser preenchido o número do livro – (sequencial por tipo de livro).

Já no campo Natureza do Livro, deve ser informada a natureza do livro associado.

 

4.2.1 – Administrador das Informações das Subcontas

O módulo Administrador das Informações das Subcontas foi criado para ajudar no preenchimento das informações do registro I550 e fica disponível no seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Livro Z > Administrador das Informações das Subcontas

 

Tela 43 – Acesso à janela Administrador das Informações das Subcontas

 

Ao acessar o módulo, a janela do administrador das subcontas é exibida. Informe o Ano e o Agrupamento, depois, clique no botão Consultar.

Os períodos serão exibidos na tabela Período.

 

Tela 44 – Informe o Ano e Agrupamento

 

Escolha o período para que sejam listadas as subcontas com saldos no período. Então, selecione a subconta para que as informações sejam listadas na última tabela da janela.

 

Tela 45 – Selecione o Período e a Subconta

 

Na mesma janela, ainda é possível utilizar os botões Cadastrar Item e Cadastrar Inf. da Subconta para completar as informações.

 

Tela 46 – Informações para cadastro dos itens vinculados

 

Tela 47 – Informações para cadastro das subcontas

 

4.3 – Livro A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida

No módulo Configuração das Contas do Livro A, devem ser selecionadas as contas para a geração do Livro A. Para isso, após acessar o módulo, preencha um Código e uma Descrição, depois, clique no botão Atualizar. A seta amarela será habilitada na primeira coluna da tabela.

 

Tela 48 – Insira as informações e clique em atualizar, depois, na seta amarela

 

Ao clicar na seta amarela, é possível escolher as contas a serem escrituradas no Livro A. De maneira simples, é possível escolher entre Todas, apenas Contas Analíticas ou apenas Contas Sintéticas.

 

Tela 49 – É possível escolher apenas as contas analíticas ou apenas as sintéticas

 

Também é possível escolher manualmente as contas na caixa de seleção da coluna Escriturar Livro A.

 

Tela 50 – Também é possível selecionar as contas manualmente

 

Após selecionar todas as contas desejadas, clique no botão Atualizar. Depois em OK.

 

Na geração do Livro A, os Dados do Livro Principal são habilitados para preenchimento.

 

Tela 51 – Campos para preenchimento dos dados do livro principal

 

No campo Número de Ordem, deve ser preenchido o número do livro – (sequencial por tipo de livro).

Já no campo Natureza do Livro, deve ser informada a natureza do livro associado.

 

A partir da PL 59, da versão 1.21.13.20, foi adicionada a configuração de Adicionar nível Analítico para a opção do Livro A.

 

Tela 52 – Configuração para Adicionar nível Analítico

 

Ao selecionar essa opção, são criadas contas analíticas com a inclusão de um dígito a partir das contas sintéticas. Em alguns cenários, essa configuração ajusta os registros I015 e o I050.

 

4.4 – Escrituração Descentralizada – Registro 0020

O registro 0020 deve ser apresentado somente quando a pessoa jurídica realizar a escrituração descentralizada da matriz e das filiais.

Quando o arquivo se referir à escrituração da matriz, os dados cadastrais, de cada filial, devem ser informados nesse arquivo da matriz.

Por outro lado, quando o arquivo se referir à escrituração da filial, os dados cadastrais da matriz devem ser informados no arquivo da filial.

Para gerar o arquivo descentralizado da matriz, além de selecionar a opção do registro 0020, é necessário indicar que o arquivo se refere à matriz e selecionar a matriz e as filiais que possuem a escrituração descentralizada:

 

Tela 53 – Exemplo de geração descentralizada de empresa matriz

 

Se o arquivo a ser gerado for o da filial, basta marcar a caixa Filial e selecionar a empresa. O sistema carregará os dados cadastrais da matriz para o registro 0020 automaticamente.

 

Tela 54 – Exemplo de geração descentralizada de empresa filial

 

Observação: As empresas configuradas como Matriz Fiscal não são exibidas. Automaticamente, o sistema verifica quais empresas foram configuradas como matriz na coluna Matriz Fiscal, antes de exibi-las. E na coluna Matriz do Grupo é possível verificar as empresas que fazem parte do mesmo grupo da matriz.

 

Tela 55 – Seleção das empresas do mesmo grupo para geração da ECD descentralizada

 

Na PL 56, da versão 1.21.13.20, também foi adicionada a funcionalidade para cadastrar empresas externas para a escrituração descentralizada.

 

Tela 56 – Tabela para exibir CNPJs externos para a geração do registro 020 nos casos de escrituração descentralizada

 

Clique no botão Configurar para acessar a janela de cadastro das informações das empresas externas.

 

Tela 57 – Janela para cadastro das informações de CNPJ externos

 

Por outro lado, se a escrituração dos estabelecimentos da empresa for centralizada, o registro 0020 não deve ser selecionado, e as empresas que vão compor o arquivo devem ser indicadas:

 

Tela 58 – O registro 0020 não deve ser marcado quando a escrituração for centralizada

                                                          

Tela 59 – Indique as empresas cujas informações farão parte do arquivo

 

4.5 – Bloco I

 

4.5.1 – Registro I157 – Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior

Este registro deve ser utilizado para informar as transferências de saldos das contas do plano de contas anterior, quando não forem realizados lançamentos contábeis transferindo o saldo da conta antiga para a conta nova. As informações devem ser inseridas no módulo I157 – Transf. de Saldos Planos Anteriores, acessível pelo seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Bloco I > I157 – Transf. de Saldos Planos Anteriores

 

Tela 60 – Acesso à janela para inserção de informações para o registro I157

 

Ao acessar o módulo, a janela I157 – Transferência de Saldos de Planos de Contas é exibida. Utilize o campo Empresa para definir a Filial desejada, e assim listar as contas do plano atual da respectiva empresa.

 

Tela 61 – Campo Empresa para selecionar a Filial

 

Após selecionar a Filial, adicione uma nova data para informar o Período de Transferência de Saldo.

 

Tela 62 – Clique em Nova Data, e adicione um novo período

 

Selecione o período e, em seguida, a conta para informar a transferência de saldo.

 

Tela 63 – Tela de pesquisa para a seleção das contas

 

Após a seleção da conta, informe a Conta Anterior, o Centro de Custo (se houver), o Saldo e o Indicador Saldo.

 

Tela 64 – Exibição das informações de acordo com a conta selecionada

 

Para importar as informações de saldo de contas de plano anterior, a partir de uma planilha Excel, clique no botão Importar Planilha. Contudo este documento deve seguir o modelo de planilha (imagem abaixo) de forma precisa. As informações serão lidas a partir da sua segunda linha, e todos os campos são obrigatórios, com exceção do Centro de Custos.

 

Tela 65 – Modelo de Planilha para importação do Registro I157

 

Tela 66 – Selecione o arquivo a ser importado

 

Após a importação do arquivo, será apresentada uma mensagem de confirmação da operação.

 

Tela 67 – Mensagem de confirmação

 

Na geração do arquivo, se a opção dos registros I150/I155/I157 estiver selecionada, as informações inseridas neste módulo serão carregadas automaticamente no arquivo.

 

Observação: Apenas os livros auxiliares Z e A permitem desmarcar a opção dos registros I150/I155/I157.

 

4.6 – Registros J210 e J215

Para incluir a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) ou a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), referentes aos registros J200, J210 e J215, foi criado, a partir da PL 26, um novo módulo sob a funcionalidade da ECD – Contábil. O módulo é acessível pelo seguinte caminho:

Triple One > ECD – Contábil > Bloco J > J200/J210 – DLPA/DMPL

 

Tela 68 – Funcionalidade para informações da DLPA e DMPL

 

A) Para informar a DLPA, abra o Plano de contas, acessível no módulo de Finanças e habilite os Campos definidos pelo usuário, no menu Visão do próprio SAP Business One. Selecione umas das contas para fazer a classificação da Natureza das Contas – ECD:

 

Tela 69 – Classificação da natureza das contas

 

É necessário classificar a Natureza das Contas, com a opção 03 – Patrimônio líquido.

 

Tela 70 – Escolha a opção de Patrimônio líquido

 

B) O campo Conta Tipo DLPA? deve ser configurado com Sim.

 

Tela 71 – Configuração para DLPA

 

Observação: Para as contas do tipo DMPL, é necessário classificar apenas o campo Naturezas das Contas como Patrimônio líquido. Ou seja, não é necessário informar a opção 1 – Não no campo Conta tipo DLPA?.

 

C) Ao abrir a opção de Cadastro de Fatos Contábeis, do módulo J200/J210 – DLPA/DMPL, as informações de saldo inicial e saldo final são exibidas, porém, não devem ser modificadas.

 

Tela 72 – Cadastro de Fatos Contábeis

 

Observação: o Saldo Inicial e o Saldo Final aparecem na tela para a conferência das informações, mas não são carregados na geração do arquivo, pois o próprio PVA realiza os cálculos e apresenta os saldos.

 

D) É necessário cadastrar manualmente apenas os demais fatos contábeis, e informar a opção Fato na coluna Tipo do Código.

 

Tela 73 – Os fatos contábeis sim devem ser cadastrados manualmente

 

Para cadastrar os demais fatos contábeis, pode-se utilizar a terceira linha da mesma janela, basta inserir as informações e depois clicar no botão Atualizar, não se esqueça de cadastrar o Tipo do Código como Fato.

 

Tela 74 – Cadastramento dos demais fatos contábeis

 

Após atualizar as informações, as linhas são ajustadas automaticamente.

 

Tela 75 – As informações se ajeitam automaticamente

 

Observação: Para os arquivos gerados a partir de 2018 (leiaute 7), ao cadastrar um Fato Contábil na tela Cadastro de Fatos Contábeis, a informação será escriturada no campo 03 – DESC_FAT do registro J215, e não será mais gerado o registro J200.

 

E) Para que as informações da DMPL e da DLPA sejam geradas de forma ordenada, o campo Ordem do Código deve ser numerado. A ordem fica a critério de cada empresa.

 

Tela 76 – A ordem das informações segue a indicação do campo Ordem do Código

 

F) Após a atualização dos fatos contábeis e da ordem dos códigos é necessário fazer a Atualização de Lançamentos, funcionalidade acessível pelo caminho:

Triple One > ECD – Contábil > DLPA/DMPL – (J200/J210) > Atualização de Lançamentos

 

Tela 77 – Janela para Atualização de Lançamentos

 

G) Escolha o período desejado e clique em Consultar. Serão exibidos os lançamentos das contas classificadas como Patrimônio Líquido.

 

Tela 78 – Lançamentos nas contas configuradas como Patrimônio Líquido são listados

 

H) Após o término da consulta, selecione a linha desejada e indique o Código de Histórico do Fato Contábil, depois, clique em Atualizar.

 

Tela 79 – Selecione a linha, indique o histórico do fato contábil e atualize as informações

 

I) Por último, para a geração dos registros J210 e J215, é necessário que o usuário marque a opção J210/J215, em registros opcionais na janela de geração da ECD. Então, as opções de DLPA e DMPL, são habilitadas.

 

É importante que o registro I052 também seja selecionado.

 

Tela 80 – Marque a opção em Registros Opcionais

 

A DLPA e a DMPL não podem constar no mesmo arquivo da ECD, por isso, só é possível escolher uma delas.

 

Observação: Em um mesmo arquivo da ECD, pode haver mais de um registro J210 com o indicador de DMPL, já para a DLPA, deve haver apenas um único registro.

 

4.7 – Outras Informações – Registro J800

Para inserir dados referentes a Outras Informações, do Registro J800, acesse o seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Bloco J > J800 – Outras Informações

 

Tela 81 – Acesso à janela do Registro J800

 

Ao acessar o módulo, a janela Registro J800 – Outras Informações é exibida. Selecione a Filial, em caso de base multifilial, informe o período para o qual as informações do Registro J800 serão adicionadas e clique no botão Gerar Período.

 

Tela 82 – Janela do Registro J800

 

O período será criado na primeira tabela. Então, selecione o período na caixa de seleção correspondente e clique no botão Cadastrar.

 

Tela 83 – Selecione o período e clique no botão Cadastrar

 

Outra janela para inserção das informações é exibida.

 

Tela 84 – Janela para inserção das informações do Registro J800

 

Selecione o Tipo de Documento antes de informar a Descrição do Documento e de importar o arquivo RTF. Para importar arquivos RTF clique no botão Importar Dados.

O HashCode e o Nome do Arquivo serão preenchidos automaticamente.

Ao clicar no botão Atualizar, as informações serão inseridas na segunda tabela da janela do Registro J800.

 

Tela 85 – Informações adicionadas

 

Para editar as informações, clique na seta amarela da coluna Código. Para visualizar o arquivo RTF, clique na seta amarela da coluna Visualizar.

Se for necessário remover informações, selecione a linha que deseja remover e clique no botão Excluir.

 

Tela 86 – Clique nas setas amarelas para editar e conferir as informações

 

4.8 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD – Registro J801

Para inserir dados referentes aos termos de verificação para fins de substituição da ECD, do Registro J801, acesse o seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Bloco J > J801 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD

 

Tela 87 – Acesso à janela do Registro J801

 

Ao acessar o módulo, a janela Registro J801 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD é exibida. Selecione a Filial, em caso de base multifilial, informe o período para o qual as informações do Registro J801 serão adicionadas e clique no botão Gerar Período.

 

Tela 88 – Janela do Registro J801

 

O período será criado na primeira tabela. Então, selecione o período na caixa de seleção correspondente e clique no botão Cadastrar.

 

Tela 89 – Selecione o período e clique no botão Cadastrar

 

Outra janela para inserção das informações é exibida.

 

Tela 90 – Janela para inserção das informações do Registro J801

 

Selecione o Tipo de Documento, informe a Descrição do Documento e o Código Motivo da Substituição. Por fim, clique no botão Importar Dados para importar o arquivo no formato .rtf.

O HashCode e o Nome do Arquivo serão preenchidos automaticamente.

Ao clicar no botão Atualizar, as informações serão inseridas na segunda tabela da janela do Registro J801.

 

Tela 91 – Informações adicionadas

 

Para editar as informações, clique na seta amarela da coluna Código. Para visualizar o arquivo RTF, clique na seta amarela da coluna Visualizar.

Se for necessário remover informações, selecione a linha que deseja remover e clique no botão Excluir.

 

Tela 92 – Clique nas setas amarelas para editar e conferir as informações

 

4.9 – Signatários da ECD (Original e Substituição) – Registros J930/J932

Os dados referentes aos signatários da ECD podem ser inseridos acessando o seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Bloco J > J930 / J932 – Signatários da ECD e para Substituição

 

Tela 93 – Acesso à janela do Registro J930

 

Ao acessar o módulo, a janela Registro J930 / J932 – Signatários da ECD e para Substituição é exibida. Em caso de base multifilial, selecione a Filial e informe o período para o qual as informações do Registro J930 serão adicionadas e clique no botão Gerar Período.

 

Tela 94 – Janela do Registro J930

 

O período será criado na primeira tabela. Então, selecione o período na caixa de seleção correspondente e clique no botão Cadastrar.

 

Tela 95 – Selecione o período e clique no botão Cadastrar

 

Outra janela para inserção das informações é exibida.

 

Tela 96 – Janela para inserção das informações do Registro J930

 

Ao configurar o campo Signatário da Substituição? com a opção Sim, pode-se incluir as informações de quem assina a substituição da ECD,  e consequentemente será gerado o registro J932. Os campos Qualificação do Assinante e Representante Legal sofrerão alterações ao realizar esta configuração. O primeiro campo disponibilizará apenas as opções 910 – Contador/Contabilista Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD e 920 – Auditor Independente Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD, o segundo campo não estará disponível para edição, e apresentará o valor fixo Não.

 

Tela 97 – Configurações para gerar o registro J932

 

Observação: O registro J932 será gerado, somente, pela tela Registro J930/J932 – Signatários da ECD e para Substituição.

 

Ao configurar o campo Signatário da Substituição? com a opção Não, o registro J930 será gerado, e os campos Qualificação do Assinante e Representante Legal sofrerão alterações ao realizar esta configuração. O primeiro campo disponibilizará todas as opções, com exceção das opções de substituição, e o segundo campo ficará disponível para seleção.

 

Tela 98 – Configurações para gerar o registro J930

 

Se o campo Código Qualificação do Assinante for configurado com o código 900 – Contador/Contabilista, então, o campo Qualificação do Assinante pode ser utilizado para identificar Contador ou Contabilista.

 

Observação: Ao configurar o campo Código Qualificação do Assinante com o código 001 – Signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ, estas informações serão carregadas para o campo 04 do registro J930.

 

Ao preencher as informações, clique no botão Atualizar.

 

Tela 99 – Informações adicionadas

 

Para editar as informações, clique na seta amarela da coluna Nome Signatário.

Se for necessário remover informações, selecione a linha que deseja remover e clique no botão Excluir.

 

Tela 100 – Clique nas setas amarelas para editar e conferir as informações

 

Observação: para o arquivo da ECD serão informados os signatários cadastrados nessa tela e os configurados de acordo com o Tópico 3.3.

 

4.10 – Notas Explicativas – Registros J100, J150 e J210

Para a geração de informações no campo 10, dos Registros J100, J150 e J210, referente às notas explicativas das demonstrações contábeis, é possível preencher a tabela SKL29_TIPOSJ – T1 Tipos J, disponível no seguinte caminho de menu do próprio SAP Business One:

Ferramentas > Janelas definidas pelo usuário > SKL29_TIPOSJ – T1 Tipos J

 

Tela 101 – Acesso à tabela para preenchimento de Notas Explicativas dos Registros J100, J150 e J210

 

Ao acessar a tabela, a janela T1 Tipos J é exibida.

 

Tela 102 – Janela para configuração

 

O campo Code pode ser preenchido com numeração sequencial. O campo Name é de livre atribuição do usuário.

A informação da nota explicativa deve ser inserida no campo Nota Explicativa para cada combinação de Tipo Registro, Conta Contábil e Data Período.

No campo Conta Contábil, é necessário informar a conta pai somente com os números da conta (sem pontos).

 

4.11- Bloco K – Conglomerado Econômico

As informações do Bloco K são geradas quando o campo Gerar Bloco K for configurado como Sim.

 

Tela 103 – Condição para geração do Bloco K no campo Gerar Bloco K

 

Para adicionar informações referentes ao Bloco K, acesse o módulo Bloco K – Conglomerado Econômico, no seguinte caminho de menu:

Triple One > ECD – Contábil > Bloco K > Bloco K – Conglomerado Econômico

 

Tela 104 – Acesso à janela para inserção de informações do Bloco K – Conglomerado Econômico

 

Ao acessar a funcionalidade, a janela Bloco K – Conglomerado Econômico será exibida.

 

Tela 105 – Janela para inserção de informações do Bloco K – Conglomerado Econômico

 

Para bases multifiliais, é possível selecionar a empresa para a qual as informações devem ser adicionadas, no campo Filial.

 

Tela 106 – Selecione a filial para a qual deseja adicionar as informações do Bloco K

 

Depois, clique no botão Incluir. Na nova janela que é exibida, verifique a filial, adicione o período de escrituração das informações e clique no botão Atualizar. O período adicionado será criado na tabela da janela anterior.

 

Tela 107 – Bloco K – clique em Incluir, adicione o período e clique em atualizar

 

Tela 108 – O período de escrituração do Bloco K é adicionado

 

Com o período incluído, clique na seta amarela da coluna Registros para exibir a janela de inserção de informações dos Registros K100, K200 e K300.

 

Tela 109 – Bloco K – clique na seta para exibir a janela de inserção de informações dos registros

 

Tela 110 – Janela de inserção dos Registros K100, K200 e K300

 

4.11.1 – Registro K100 – Relação Das Empresas Consolidadas

Na aba do Registro K100, clique no botão Incluir para adicionar informações.

 

Tela 111 – Botão para inclusão de informações do Registro K100

 

Ao clicar no botão, outra janela para informações de Empresas é exibida.

 

Tela 112 – Cadastro de Empresas, referente ao Registro K100

 

Preencha as informações e clique no botão Atualizar. As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior. Então, é possível adicionar informações do Registro K110 ao clicar na seta amarela da coluna K110.

 

Tela 113 – Seta amarela para acessar as informações do Registro K110

 

Ao acessar a seta amarela, a janela de Relação dos Eventos Societários é exibida. Clique no botão Incluir para adicionar as informações.

 

Tela 114 – Botão para incluir informações do Registro K110

 

Tela 115 – Informações de Eventos Societários, referente ao Registro K110

 

Informe o Evento e a Data do Evento e clique no botão Atualizar. As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior. Então, é possível adicionar informações do Registro K115 ao clicar na seta amarela da coluna K115.

 

Tela 116 – Seta amarela para acessar as informações do Registro K115

 

Ao acessar a seta amarela, a janela de Empresas Participantes do Evento Societário é exibida. Clique no botão Incluir para adicionar as informações.

 

Tela 117 – Botão para incluir informações do Registro K115

 

Tela 118 – Informações de Empresa Participante, referente ao Registro K115

 

As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior.

 

Tela 119 – Exemplo de informações do Registro K115 adicionadas

 

4.11.2 – Registro K200 – Plano de Contas Consolidado

Na aba do Registro K200, clique no botão Incluir para adicionar informações.

 

Tela 120 – Botão para inclusão de informações do Registro K200

 

Ao clicar no botão, outra janela para informações de Relação dos Planos de Contas Consolidados é exibida.

 

Tela 121 – Cadastro de Plano de Contas, referente ao Registro K200

 

Preencha as informações e clique no botão Atualizar. As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior. Então, é possível adicionar informações do Registro K210 ao clicar na seta amarela da coluna K210.

 

Tela 122 – Seta amarela para acessar as informações do Registro K210

 

Ao acessar a seta amarela, a janela de Mapeamento para Planos de Contas das Empresas Consolidadas é exibida. Clique no botão Incluir para adicionar as informações.

 

Tela 123 – Botão para incluir informações do Registro K210

 

Tela 124 – Informações de Mapeamento, referente ao Registro K210

 

Informe o Código da Empresa e o Código da Conta e clique no botão Atualizar. As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior.

 

Tela 125 – Exemplo de informações do Registro K210 adicionadas

 

4.11.3 – Registro K300 – Saldos das Contas Consolidadas

Na aba do Registro K300, clique no botão Incluir para adicionar informações.

 

Tela 126 – Botão para inclusão de informações do Registro K300

 

Ao clicar no botão, outra janela para informações de Saldo das Contas Consolidadas é exibida.

 

Tela 127 – Cadastro de Saldo das Contas Consolidadas, referente ao Registro K300

 

Preencha as informações e clique no botão Atualizar. As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior.

 

Observação: O Registro K300 só será informado para contas analíticas do K200.

 

Com a informação incluída, é possível adicionar informações do Registro K310 ao clicar na seta amarela da coluna K310.

 

Tela 128 – Seta amarela para acessar as informações do Registro K310

 

Ao acessar a seta amarela, a janela de Empresas Detentoras das Parcelas do Valor Eliminado Total é exibida. Clique no botão Incluir para adicionar as informações.

 

Tela 129 – Botão para incluir informações do Registro K310

 

Tela 130 – Informações de Cadastro – Empresa Detentora, referente ao Registro K310

 

Informe o Código da empresa detentora, a Parcela do valor eliminado e o Indicador da parcela do valor eliminado e clique no botão Atualizar. Então, é possível adicionar informações do Registro K315 ao clicar na seta amarela da coluna K315.

 

Tela 131 – Seta amarela para acessar as informações do Registro K315

 

Ao acessar a seta amarela, a janela de Empresas Contrapartes das Parcelas do Valor Eliminado Total é exibida. Clique no botão Incluir para adicionar as informações.

 

Tela 132 – Botão para incluir informações do Registro K315

 

Tela 133 – Informações de Empresa Contraparte, referente ao Registro K315

 

As informações serão adicionadas na tabela da janela anterior.

 

Tela 134 – Exemplo de informações do Registro K315 adicionadas

Updated on 2 de outubro de 2020

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