T10 – Administrador de Documentos

Versão 1.09 – (07/10/2019)

1 – APRESENTAÇÃO

Esse manual apresenta as orientações para configuração e utilização do módulo NF-e/CT-e Administrador de Documentos do add-on T10 Extreme, desenvolvido para o SAP Business One.

 

O módulo NF-e/CT-e Administrador de Documentos tem três funcionalidades principais. Uma delas é a baixa dos arquivos XML dos documentos fiscais diretamente da SEFAZ, adequada para o auxílio na guarda e gerenciamento dos documentos emitidos contra a empresa. A segunda é a facilidade na realização da Manifestação do Destinatário. E a terceira é a possibilidade de importar os documentos de entrada para um dos módulos de Compra do SAP Business One. As funcionalidades podem ser utilizadas tanto para os documentos do tipo NF-e como para os do tipo CT-e.

 

2 – INFORMAÇÕES INICIAIS

As informações que aparecem nas telas deste manual, utilizadas para preencher os campos do sistema, servem apenas para exemplificação e não devem ser consideradas como orientação sobre o conteúdo a ser preenchido ou sobre as regras fiscais vigentes. Sendo assim, cada usuário é responsável por toda informação a ser inserida no seu próprio sistema. Todos os exemplos foram elaborados na configuração padrão do SAP Business One.

Para facilitar a interpretação deste manual, utilizamos a cor azul para identificar o nome de qualquer campo de preenchimento, nome de tela ou dado do sistema e a cor verde para indicar os caminhos de menus a serem seguidos.

Para possíveis dúvidas no âmbito fiscal, recomendamos a consulta nos guias práticos e manuais da obrigação correspondente. Estes documentos ficam disponíveis no site do sped: http://sped.rfb.gov.br/.

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A reprodução deste manual, ou de parte dele, é proibida.

 

3 – INSTALAÇÃO

O módulo NF-e/CT-e Administrador de Documentos é habilitado a partir da instalação do T10 Extreme, portanto, primeiro é necessário fazer a instalação do addon e adquirir as licenças necessárias.

 

Observação: Para mais informações sobre a instalação do addon T10 Extreme, consulte o manual T10_Extreme_Instalacao, disponível no portal de suporte da Skill Consulting: skillweb.com.br/suporte.

 

Após a instalação do add-on, já é possível acioná-lo pelo módulo NF-e/CT-e Administrador de Documentos que é habilitado no seguinte caminho de menu:

 

T10 Extreme > NF-e/CT-e Administrador de Documentos

 

Caminho para acesso ao módulo administrador de documentos

 

 

4 – CONFIGURAÇÃO

A partir da janela inicial do administrador de documentos a primeira etapa é a configuração.

Para isso, clique no botão Configurar, localizado no rodapé da janela.

 

Janela inicial do administrador de documentos

 

4.1 – CONFIGURAÇÕES – ABA GERAL

A janela de configurações já é exibida com a aba Geral ativa.

 

Configurações Aba Geral

 

Existem três configurações nesta aba:

  • Utilizar Consulta de Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) de Interesse. (NT 2014.002) – Essa opção deve estar selecionada para que o add-on efetue chamadas no novo WebService de "Distribuição de DF-e" ao selecionar a opção Consultar NF-e/CT-e Emitidas – SEFAZ, do botão Incluir Novos Documentos.

 

  • Utilizar Consulta de Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) de Interesse. (NT2015.002) – Essa opção deve estar selecionada para que o add-on efetue a consulta e download do XML de CT-es, pelo WebService DF-e ao selecionar a opção Consultar NF-e/CT-e Emitidas SEFAZ, do botão Incluir Novos Documentos.

 

  • Carregar automaticamente os XMLs das NF-es e CT-es para o Importador de Arquivos Digitais após download da SEFAZ – Se esta opção estiver selecionada, ao utilizar o botão de Consultar NF-e/CT-e Emitidas SEFAZ, os arquivos XML serão carregados automaticamente para o módulo Importação de Arquivos Digitais.

 

Observação: Para mais informações consulte o manual de usuário do módulo Importação de Arquivos Digitais.

 

  • Ordenar por Data Documento – Se esta opção estiver selecionada, a ordenação dos documentos se dará por ordem de data. Caso existam muitas notas em um único dia, será realizado um segundo ordenamento por Nº da NF. Se a opção não for selecionada, o ordenamento continuará sendo realizado apenas pelo Nº da NF. A ordenação por Data ocorrerá de forma Crescente.
  • Exibir somente NF-es em que a empresa está identificada como 'Destinatário' – Se esta opção estiver selecionada, ao importar um novo documento ou ao consultar à SEFAZ somente serão apresentados os documentos nos quais a empresa seja destinatária (tag <dest> da NF-e).
  • Exibir somente CT-es em que a empresa está identificada como 'Tomador do Serviço de Transporte' – Se esta opção estiver selecionada, ao importar um novo documento ou ao consultar à SEFAZ somente serão apresentados os documentos nos quais a empresa seja a tomadora do serviço de transporte (tags <toma3> ou <toma4> do CT-e).

 

4.2 – CONFIGURAÇÕES – ABA CAMINHOS

Na aba Caminhos, há dois campos para configuração das pastas de importação e de exportação.

As duas pastas têm funções diferentes e, para melhor organização dos documentos, é recomendável que elas não apontem para o mesmo destino.

 

Janela para configuração das pastas de importação e de exportação de arquivos XML

 

A Pasta padrão de importação de XML(s) refere-se à pasta onde foram gravados os arquivos XML recebidos dos fornecedores e será utilizada caso o usuário queira incluir o documento por meio da funcionalidade Incluir XML de Nota Fiscal disponível no botão Incluir Novos Documentos.

Já a Pasta padrão de exportação de XML(s) é a pasta local onde serão gravados os arquivos XML, depois do download do site da SEFAZ.

Há ainda uma opção que configura o T10 Extreme para Exportar automaticamente o Xml  para pasta padrão, após efetuar o download da SEFAZ. Só serão permitidos os downloads das notas informadas com as opções Ciência da Informação ou Confirmação da Operação.

 

4.3 – CONFIGURAÇÕES – ABA EMPRESAS

Na aba Empresas, o usuário deve cadastrar as informações das empresas, incluindo a informação do certificado digital.

 

A aba Empresas mostra a lista das empresas cadastradas

 

Para cadastrar uma nova empresa, basta clicar no botão Cadastrar e adicionar as informações.

 

Insira todas as informações da empresa

 

Observação: É nesta janela que também se configura o tipo de ambiente a ser utilizado: Homologação ou Produção.

 

4.4 – CONFIGURAÇÕES – ABA GERAÇÃO DOCUMENTOS

Dentro da aba Geração de Documentos, existem outras três abas: NF-e, CT-e e Determinação de CFOP X Utilização.

 

4.4.1 – ABA GERAÇÃO DE DOCUMENTOS – NF-e

Na aba NF-e, podem ser configurados os valores de Frete, Seguro ou Outras despesas, de acordo com o Tipo de Documento. O usuário ainda tem a possibilidade de escolher se as despesas serão importadas no Total do Documento ou na Linha do Item.

 

Configuração das despesas adicionais para importação de XML

 

Nesta mesma aba existe ainda a configuração Gerar automaticamente documentos no SAP após o download do XML de NF-e da SEFAZ?., que realiza de forma automática a inserção de documentos no SAP B1, após o download do XML da SEFAZ. Esta automatização depende do mapeamento do CFOP, do tipo de documento, do PN e do item, ou seja, o documento deve estar com o campo Validado? preenchido com SIM.

 

Opções disponíveis para configurar a geração automática dos documentos no SAP

 

4.4.2 – ABA GERAÇÃO DE DOCUMENTOS – CT-e

Na aba CT-e também existe a configuração Gerar automaticamente documentos no SAP após download do XML de CT-e da SEFAZ?, que realiza de forma automática a inserção de documentos no SAP B1, após o download do XML da SEFAZ. Esta automatização depende do mapeamento do CFOP, do tipo de documento, do PN e do item, ou seja, o documento deve estar com o campo Validado? preenchido com SIM.

 

Opções disponíveis para configurar a geração automática dos documentos no SAP

 

Nesta mesma aba existe ainda a configuração Utilizar os Componentes do Valor da Prestação para efetuar o vínculo com o código do Item do SAP para a geração do documento. Se essa opção não for selecionada ou se o grupo de componentes do valor da prestação não existir no XML do CT-e, será considerada a descrição FRETE para efetuar o vínculo com o código do item do SAP.

 

Opção para não considerar a descrição FRETE para a vinculação do item cadastrado no SAP

 

4.4.3 – ABA GERAÇÃO DE DOCUMENTOS – DETERMINAÇÃO DE CFOP X UTILIZAÇÃO

Já na aba Determinação de CFOP X Utilização, o usuário pode parametrizar as informações de CFOP, Utilização, Código de PN, Código do Item, Grupo de PN e Tipo de Material para a importação no SAP. Essas configurações podem ser feitas por empresa.

 

Configurações para importação de XML

 

 

5 – UTILIZAÇÃO

 

5.1 – PESQUISA DOS DOCUMENTOS

Na janela NF-e/CT-e Administrador de Documentos, os campos do cabeçalho servem apenas como filtros para listar as notas:

 

Janela inicial – filtros para listagem de documentos

 

Veja, no exemplo, os documentos filtrados pela Data do documento.

 

Exemplo de consulta de documentos por data

 

Observação: É possível utilizar mais de uma informação para filtrar as notas. As notas apresentadas referem-se aos documentos consultados na SEFAZ, aos arquivos XML importados e às informações preenchidas via chave de acesso.

 

5.2 – FUNCIONALIDADES

As principais funcionalidades do módulo administrador de documentos são feitas pelos botões no rodapé da janela inicial.

 

Funcionalidades disponíveis no sistema

 

5.2.1 – INCLUIR NOVOS DOCUMENTOS

Existem três possibilidades para a inclusão de documentos no administrador:

 

Possibilidades para inclusão de documentos no Administrador de Documentos

 

Na opção Consultar NF-e/CT-e Emitidas SEFAZ, o sistema consulta os documentos de até três meses anteriores. As informações referentes a esses documentos ficam salvas no administrador para que o usuário possa realizar outras ações, como por exemplo, a manifestação do destinatário, a baixa do XML e a importação do documento para o SAP Business One.

Já na opção Incluir XML de NF-e/CT-e é possível incluir um XML recebido de fornecedor que esteja salvo em alguma pasta. Dessa forma, também é possível realizar outras ações.

E na opção Incluir Chave de Acesso é possível incluir os dados de uma chave de acesso manualmente em uma nova janela que é exibida.

 

Possibilidade de incluir chave de acesso manualmente

 

Ao importar os arquivos, o add-on verifica se existem documentos com a mesma chave de acesso no SAP Business One e, se houver, pergunta se o usuário deseja reprocessar o arquivo XML.

 

Observação: todas as ações existentes no sistema serão habilitadas a partir da seleção de um documento. Os detalhes estão descritos nos próximos tópicos.

 

5.2.2 – MANIFESTAÇÃO DESTINATÁRIO

A Manifestação do Destinatário pode ser realizada apenas para o modelo NF-e.

De acordo com o filtro selecionado, os documentos são apresentados na tela. É possível conferir o status da manifestação por meio da coluna Situação Manifestação.

Para realizar a manifestação de um ou mais documentos, basta selecioná-lo(s) e clicar no botão Manifestação Destinatário. Em seguida deve-se escolher a opção correspondente.

 

Selecione o botão Manifestação Destinatário e em seguida a opção correspondente

 

Ao selecionar uma das opções, uma mensagem do sistema será apresentada para que seja confirmado ou não o envio da manifestação.

 

Mensagem do Sistema para a confirmação do envio da manifestação

 

Observação: Lembramos que o campo Situação Manifestação apenas apresenta o status da manifestação, ou seja, não realiza a manifestação. Este campo é atualizado, de forma automática, quando a operação de Manifestação do destinatário é realizada pelo add-on. Só deve ser alterado de forma manual quando a manifestação for realizada fora do add-on.

 

Observação: O campo Situação Manifestação terá como status padrão, para documentos modelo CT-e, o valor Sem Manifestação. Caso tente alterar este status, uma mensagem de alerta aparecerá na tela.

 

Status padrão para documentos modelo CT-e

 

Tendo realizado a Manifestação do Destinatário, o XML do documento fica disponível para download. Contudo, a consulta das notas fiscais na SEFAZ e a manifestação do destinatário são processos distintos, então neste momento da manifestação ainda não há o retorno do XML da NF-e manifestada.

Para que haja o retorno do XML é necessário realizar uma nova pesquisa de documento, e com isso é possível verificar que a situação da manifestação da NF-e foi alterada para Confirmação da Operação, porém ainda não há o XML, e o Tipo Doc. continua como Resumo NF-e.

 

Situação da Manifestação da NF-e

 

Então para que o XML fique disponível, deverá ser realizada uma nova consulta, selecionando a opção Consulta de Notas Fiscais Emitidas SEFAZ – 01.

 

Opção a ser escolhida para obter o XML

 

Ao realizar uma nova Pesquisa de documentos, a tela será atualizada para as NF-es alteradas, com a exibição da coluna Possui XML? como Sim e Tipo Doc. como NF-e.

 

Alteração da coluna Possui XML? e o Tipo Doc.

 

Com o XML da NF-e será possível gerar um documento no SAP Business One desde que o campo Validado? esteja preenchido como Sim.

Se o campo estiver preenchido com Não, deve-se acessar a tela Administração – Geração de Documentos no SAP Business One, através da seta amarela da coluna Validado? e configurar os campos indicados. Ao terminar de preencher os campos, clique em Atualizar.

 

Clique na seta amarela para acessar a tela Administração – Geração de Documentos no SAP Business One

 

Campos a serem preenchidos, e por fim clicar em Atualizar

 

Após todos os campos serem preenchidos e salvos, o campo Validado? será exibido como Sim, indicando que o documento no SAP poderá ser gerado.

 

Campos indicando que o documento já pode ser gerado

 

5.2.3 – GERAÇÃO DOCUMENTOS SAP BUSINESS ONE

Por meio desta funcionalidade é possível realizar a importação do documento para um dos módulos de entrada do SAP Business One. No entanto, a importação somente será realizada após o download do XML direto do site da SEFAZ ou da inserção do documento por meio da funcionalidade Incluir XML de Nota Fiscal.

 

Observação: o download do XML só é permitido para documentos que tiverem a manifestação realizada. Lembramos que existe a opção de configuração para a realização automática do download após a manifestação conforme abordado no tópico 4.1.

 

Antes da importação também é necessário realizar a validação do documento.

 

Seleção de documento para validação das informações para importação

 

O processo de validação consiste em verificar se o Cód. PN, o No. Item B1, a Utilização e o Depósito foram preenchidos. Essas informações são fundamentais para a correta importação da nota.

 

Informações a serem validadas antes da importação

 

Observação: essas informações são automaticamente preenchidas desde que:

  • O parceiro de negócio esteja cadastrado na base. Para isso, são verificados o CNPJ e a inscrição estadual;
  • Exista correlação entre o item informado no XML e um dos itens do cadastro da empresa que está realizando a importação. Essa vinculação pode ser realizada diretamente na tela de validação ou utilizando a funcionalidade do SAP acessível pelo seguinte caminho:

 

Estoque > Administração de itens > Números de catálogo de parceiro de negócio

 

  • Exista a configuração da utilização conforme tópico 4.4.

 

Após o preenchimento das informações, basta clicar no botão Atualizar e o status de validação do documento é alterado para Sim.

 

Exemplo de preenchimento de informações para validação do documento

 

Exemplo de documentos com o status de validado como Sim

 

Após a validação, existem três opções para a geração do documento.

 

Possibilidades para importação de documentos

 

Em Gerar Documentos (Esboço), o add-on cria um rascunho no SAP, onde é possível localizá-lo através do relatório de esboços e validar as informações antes de inserir o documento.

 

Na opção Gerar Documentos (Por Tela), a importação do documento é apresentada na tela, porém o documento ainda não é inserido no SAP. Dessa forma, o usuário pode validar todas as informações antes de adicionar o documento ao sistema.

 

Já a opção Gerar Documentos (Definitivo), insere o documento direto no SAP B1.

 

Observação: para a opção de Gerar Documentos (PorTela), não recomendamos que sejam selecionadas muitas notas de uma vez, já que serão consultados e exibidos muitos documentos simultaneamente.

 

5.2.4 – OPERAÇÕES EXPORTAÇÃO XML

Como as empresas são obrigadas a manter a guarda dos arquivos XML, o add-on permite exportar os arquivos XML baixados do site da SEFAZ.

 

Possibilidades de exportação do XML baixado

 

  • Exportar XML (Pasta Configurada): Exporta o XML das notas para a pasta configurada.
  • Exportar XML (Pasta Selecionada): Permite selecionar uma pasta no momento da exportação do XML.
  • Carregar para Importador de XML: Funcionalidade para carregar o documento manualmente para o Importador de XML.

 

5.2.5 – DOWNLOAD XML SEFAZ

Faz o download do XML direto do site da SEFAZ.

 

Opção de download de XML direto do site da SEFAZ

 

Observação: esse botão só é habilitado quando não for selecionada a opção Utilizar Consulta de Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) de Interesse. (NT 2014.002) conforme configuração descrita no tópico 4.1.

 

5.2.6 – OBTER SITUAÇÃO ATUAL SEFAZ

Atualiza o status das notas com o último status da SEFAZ.

 

Atualização do status do documento de acordo com a SEFAZ

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