T10 – Importador de Arquivos Digitais

Versão 1.20 – (28/01/2020)

1 – APRESENTAÇÃO

Esse manual apresenta as orientações para a configuração e utilização do módulo Importação de Arquivos Digitais do addon T10 Extreme, desenvolvido para o SAP Business One.

 

Os formatos de arquivo reconhecidos pelo sistema para realizar a importação são o XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o XML do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e e CT-e OS). Também é possível importar o XML emitido pelo despachante aduaneiro para os casos de importação de mercadorias.

 

2 – INFORMAÇÕES INICIAIS

As informações que aparecem nas telas deste manual, utilizadas para preencher os campos do sistema, servem apenas para exemplificação e não devem ser consideradas como orientação sobre o conteúdo a ser preenchido ou sobre as regras fiscais vigentes. Sendo assim, cada usuário é responsável por toda informação a ser inserida no seu próprio sistema. Todos os exemplos foram elaborados na configuração padrão do SAP Business One.

Para facilitar a interpretação deste manual, utilizamos a cor azul para identificar o nome de qualquer campo de preenchimento, nome de tela ou dado do sistema e a cor verde para indicar os caminhos de menus a serem seguidos.

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A reprodução deste manual, ou de parte dele, é proibida.

 

3 – CONFIGURAÇÕES

As configurações do Importador de XML do T10 ficam disponíveis no botão Configurar, disponível no rodapé da janela Administração de importação de arquivos digitais, acessível pelo seguinte caminho de menu:

 

T10 Extreme > Importação de Arquivos Digitais

 

Botão para acesso à janela de configurações de importação

 

Observação: O botão Configurar apenas será habilitado quando o usuário for configurado como um Super Usuário.

 

3.1 – ABA GERAL

Ao acessar o botão de Configurar, a janela de Configurações de Importação é exibida na aba Geral.

 

Janela de configurações do importador de XML

 

  • No caminho da Pasta padrão de Importação de XML(s) é possível configurar uma pasta local que será selecionada automaticamente ao utilizar o botão Importar.
  • Na opção Habilitar coluna para vincular o item do XML com o Recebimento de Mercadoria na tela de validação é possível habilitar as colunas que permitem o vínculo entre o Nº de Recebimento e o documento que será importado na janela de validações da importação.

 

Colunas para informar o vinculo do recebimento

 

  • A opção Salvar a descrição do item do XML do fornecedor no documento de marketing permite que o add-on leve a informação da tag <xProd> do XML para a coluna Descrição Fornecedor, com a informação na linha do documento de marketing.
  • A opção de Vincular Pedido de Compra pelo campo Nº (DocNum) permite escolher, na hora da importação do XML, se o add-on considerará o campo Nº (DocNum) do documento de marketing para fazer o vínculo automático do Pedido de Compra. Caso esta opção não seja selecionada, o comportamento padrão será o descrito no Tópico 5.2.8.
  • A opção Considerar dados de imposto de linha do pedido de compra vinculado, considera as informações de imposto do pedido de compra no momento da importação do documento, ignorando a inteligência do ranqueamento citado no Tópico 5.3.2.

 

Observação: Ao importar o XML, com a opção Vincular Pedido de Compra pelo campo Nº selecionada, as informações serão exibidas, nas colunas Nº Item (B1), Nº pedido B1 e Nº Linha Pedido (B1), somente se o pedido estiver aberto e se o fornecedor e o número do pedido no XML e no pedido de compra do SAP B1 forem iguais. Caso a opção não esteja selecionada as informações somente serão exibidas, nestas mesmas colunas, se os dados do PN e o número de referência do fornecedor no pedido de compra do SAP B1 forem iguais ao fornecedor e número do pedido do XML, respectivamente.

 Além disso, em ambos os casos, o pedido deve estar aberto e a coluna Nº Item (B1) será preenchida somente se o Item estiver no pedido de compra e na ordem correta demonstrada no XML (nItemPed).

 

3.2 – ABA NF-e

Na aba NF-e, ao selecionar a opção Preencher as informações do Grupo de Rastreabilidade do XML nos itens administrados por lote, o sistema verificará no XML importado se existem as informações de rastro para importação, preenchendo os campos Nº do Lote, Quantidade, Data de Fabricação e Data de Vencimento do SAP B1.

 

Opção Preencher as informações do grupo de rastro da NF-e nos itens administrados por lote

 

Observação: Os dados do grupo de Rastro somente serão importados para itens dos documentos: Nota Fiscal de Entrada e Recebimento de Mercadoria (esboço ou tela). Além disso, o item precisa estar configurado como Administrar item por: Lotes e Método de Administração: Em todas as transações.

 

Cadastro do item: configuração para importação dos dados do lote

 

A opção Considerar dados do Grupo de Parcelas do XML no documento de marketing possibilita importar os dados das parcelas informadas no XML (tag <dup>).

 

Opção Considerar dados do grupo de Parcelas

 

Observação: As informações das parcelas serão importadas para a tela Prestações, da aba Contabilidade do documento de marketing.

 

A opção Utilizar data de emissão do XML no campo Data de Lançamento possibilita informar no campo Data de lançamento do documento de marketing, a data informada na tag <dhEmi> do XML importado. Se a opção não for selecionada, o campo Data de lançamento será preenchido com a data na qual está sendo realizada a importação.

 

Opção Utilizar data de emissão do XML no campo Data de Lançamento

 

Ao selecionar a opção Realizar relacionamento automático pelo código do item será realizado o relacionamento automático pelo código do item. Caso não selecione a opção, este relacionamento não será realizado.

 

Opção Realizar relacionamento automático pelo código do item.

 

A opção Efetuar pré-cadastro de itens não encontrados, ao ser selecionada, permite realizar o cadastro do item, de forma automática, quando o Item do XML não for encontrado no catálogo do PN. Esta opção habilita o campo Considerar numeração automática do B1 que ao ser configurado com o valor – 1 (Nenhum) possibilita informar manualmente o código para cadastro do item. Portanto, a coluna Código do Item para Cadastrar e o campo Configuração Cadastro do Item serão disponibilizados, na aba Validação Integração. Na coluna é possível informar o código que deseja para o item, ao atualizar a tela o código informado é preenchido automaticamente na coluna Nº Item (B1) e o item será inserido no Cadastro do Item com as configurações do campo Configuração Cadastro do Item.

 

Opção Efetuar pré-cadastro de itens não encontrados

 

Configuração para Cadastro do Item

 

Caso seja selecionada uma opção diferente da -1 (Nenhum), no campo Considerar numeração automática do B1, será realizado o cadastro do item, de forma automática, obedecendo a lógica do sequenciamento informado para o cadastro, e a coluna Nº Item (B1) será preenchida automaticamente. Este item será incluído também, no Cadastro do Item, com as configurações informadas em Configuração Cadastro do Item.

 

Observação: Ao realizar o cadastro do item, pelo Importador de Arquivos Digitais, o campo Tipo Material será preenchido com a informação do Grupo de Itens.

 

A opção Validação do Pedido de Compra através do valor possibilita a vinculação do XML com o Pedido de Compra através do valor total do documento, caso não haja a tag <xPed> no XML importado.

 

Opção Validação de Pedido de Compra através do valor

 

Ao selecionar esta opção, habilita-se a opção Bloquear geração do documento quando valor do Pedido de Compra é diferente do XML, que ao ser configurada possibilita que a geração do documento de marketing seja bloqueada quando o valor do Pedido de Compra for diferente do valor do XML.

 

Opção Bloquear geração do documento quando o valor do Pedido de Compra é diferente do XML

 

Na aba NF-e, também é possível indicar em qual campo os valores de frete, seguro e outras despesas do XML da NF-e devem ser gravados no documento de marketing.

 

Configuração das despesas adicionais para NF-e

               

Ainda é possível configurar as despesas adicionais No Total do Documento ou Na Linha do Documento.

 

Escolha onde considerar a configuração das despesas adicionais

 

Observação: Essa configuração é única e vale para todas as filiais.

 

3.3 – ABA CT-e

Na aba CT-e, é possível indicar se os itens do XML do CT-e devem ser agrupados na importação.

 

Configuração para agrupar os valores dos componentes no primeiro item

           

Observação: o sistema carregará a opção selecionada. Caso a empresa necessite importar o CTe com o detalhamento dos componentes, basta desmarcar a opção.

 

A opção Utilizar data de emissão do XML no campo Data de Lançamento (mod. 57 e 67) possibilita importar para o campo Data de lançamento do documento de marketing, a data informada na tag <dhEmi> do XML importado.

 

Opção Utilizar data de emissão do XML no campo Data de Lançamento (mod. 57 e 67)

 

Na aba CT-e, também é possível indicar se o valor do pedágio deve ser considerado como despesa adicional e em qual campo o valor apresentado no XML do CT-e deve ser gravado no documento de marketing.

 

Configuração das despesas adicionais para CT-e

 

Ainda é possível configurar se o valor deve ser considerado No Total do Documento ou Na Linha do Documento.

 

Observação: Essa configuração é única e vale para todas as filiais.

 

Para que o valor do pedágio do XML seja considerado como despesa adicional no documento de marketing, é necessário, ainda, cadastrar um item com a descrição PEDAGIO no SAP e vinculá-lo ao item do XML.

 

Exemplo de XML a ser importado para o documento de marketing como despesa adicional

 

Exemplo de vínculo do item do XML com o item cadastrado no SAP por PN

 

Dessa forma, na importação do documento, é possível visualizar por meio da seta amarela, os itens que serão importados. Observe, no exemplo abaixo, que o PEDAGIO aparece como um item:

 

Apresentação do arquivo que será importado

 

Detalhes do Item Pedágio

 

Ao importar o arquivo, é possível verificar que o valor do pedágio é apresentado como Despesa Adicional.

 

Exemplo de PEDAGIO escriturado como Despesa Adicional

 

Observação: Para que o valor de Pedágio seja apresentado apenas no rodapé da nota, é necessário configurar o cenário com a opção Considerar o componente pedágio como desp. Adicional, e sem a opção Agrupar os valores dos componentes no primeiro item.

Observação: Estão disponíveis duas tabelas para a consulta de informações relacionadas às informações importadas via CT-es. A tabela SKILL_IMPO_CTE do banco de dados possibilita a leitura das informações importadas como: Número do CT-e, CNPJ ou CPF do grupo <dest>. Já a tabela SKILL_IMPO_CTEREF viabiliza a consulta das informações importadas como: Número do CT-e, Número da NFe Referenciada e Chave de acesso da NFe do grupo <infNFe>.

 

3.4 – ABA INF. COMPLEMENTARES/FISCO NF-e

Nas configurações do importador, na aba Inf. Complementares/Fisco NF-e, foi criada a opção para o usuário importar as informações adicionais e de interesse do Fisco, referentes ao grupo de tags <InfAdic>.

 

Por padrão, as configurações gerais importam os dois tipos de informação

 

É possível indicar para qual campo do documento de marketing as informações devem ser importadas por meio das opções do campo Onde?.

 

Observação: As informações inseridas no campo Comentários Iniciais do documento de marketing serão apresentadas no registro 0460 da EFD – Fiscal. Já as informações inseridas no campo Comentários Finais serão exibidas no registro 0450, que será utilizado na geração do C110, também da EFD Fiscal.

 

Sugerimos que o campo Substituir pipe "|" por espaço " " (tag <infAdFisco>)? esteja configurado com a opção Sim. Dessa forma, não haverá impacto na geração da EFD Fiscal e da EFD Contribuições, pois o pipe é um separador de registros para essas obrigações.

 

Na parte superior, a configuração é válida para todas as empresas. Porém, na tabela da parte inferior, é possível configurar as exceções por PN.

 

Também é possível adicionar as exceções para cada PN

 

3.5 – ABA MONITOR

Além de poder importar arquivos de uma pasta local, o importador do T10 Extreme também permite importar arquivos diretamente do WebService do E-Monitor, caso a empresa tenha licença de uso dessa ferramenta.

Para habilitar a importação pelo E-Monitor, clique em Configurar na janela Administração de importação de arquivos digitais.

Ao clicar no botão Configurar, a janela Configurações de Importação é exibida. Clique na aba E-Monitor, informe o Usuário e a Senha, depois clique no botão Atualizar.

 

Janela para configuração dos dados de acesso do E-Monitor

 

Com essas informações preenchidas, o botão Importar permite escolher o E-monitor como fonte dos documentos a serem importados. Portanto, os documentos podem ser importados de algum diretório/pasta onde estejam armazenados ou diretamente do WebService do E-Monitor.

 

Seleção do arquivo local ou do E-Monitor para importação

 

Observação: A ferramenta E-Monitor pertence a um parceiro do Grupo Skill. Para mais informações, contate o email skill@gruposkill.com.br.

 

3.6 – MÓDULOS DO SAP BUSINESS ONE QUE ACEITAM IMPORTAÇÃO

Os módulos que aceitam importação de arquivos XML são:

 

A) No módulo de Compras – C/P:

  • Pedido de compra;
  • Recebimento de mercadorias;
  • Nota Fiscal de Entrada;
  • NF Recebimento Futuro.

 

B) No módulo de Vendas – C/R:

  • Devolução;
  • Nota Fiscal de Saída.

 

Módulos do SAP Business One que permitem a importação de XML

 

Os campos abaixo, no documento de marketing, devem estar ativos para que a importação seja realizada com sucesso:

 

  • Chave de acesso;
  • Código do Item;
  • Quantidade;
  • Preço Unitário;
  • Sujeito a IR;
  • Despesas Adicionais 1;
  • Despesas Adicionais (MC) 1;
  • Despesas Adicionais 2;
  • Despesas Adicionais (MC) 2;
  • Despesas Adicionais 3;
  • Despesas Adicionais (MC) 3.
  • Descrição Fornecedor (Se a opção Salvar a descrição do item do fornecedor, da aba Geral estiver selecionada)

 

Para habilitar esses campos, é necessário acessar a opção de Configurações do formulário, disponível ao clicar com o botão direito do mouse na linha de título na tabela do documento de marketing.

 

Opção para habilitar os campos do documento de marketing

 

Na janela que é exibida, clique na aba Formato da tabela.

 

Configuração dos campos que aparecerão na tabela

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Escolha os campos necessários e clique no botão OK.

 

4 – INFORMAÇÕES IMPORTADAS

 

4.1 – CÓDIGO DO PARCEIRO DE NEGÓCIOS

O código do parceiro de negócios é inserido automaticamente desde que o parceiro esteja previamente cadastrado no SAP Business One. É importante que o cadastro esteja atualizado, pois os números do CNPJ e da Inscrição Estadual do XML são comparados com as informações cadastradas no SAP Business One:

 

CNPJ e IE do XML são comparados com o cadastro no SAP

 

4.2 – ITEM

Para a importação do item é necessário vincular o código do produto utilizado pela empresa com o código utilizado pelo parceiro de negócio (fornecedor) no XML. Essa vinculação é feita em:

 

Estoque > Administração de itens > Números de catálogo de parceiro de negócio

 

Exemplo de vinculação do código do item do XML com o utilizado pela empresa

 

Essa vinculação também pode ser realizada no momento da importação do documento de marketing conforme descrito no tópico 5.2.3 – Parceiros de Negócios.

 

Observações:

A) Caso a empresa utilize o mesmo código de produto do fornecedor, não é necessária a vinculação dos códigos. O sistema verifica primeiro a vinculação, se não houver, verifica se o código do item já consta no Cadastro do Item, depois, realiza a importação.

B) Para a versão 9.1 do SAP Business One, caso a quantidade de caracteres do código do produto indicado no XML seja maior que 20, o importador fará a verificação apenas das primeiras 20 posições (20 caracteres é o limite do SAP Business One para o cadastro do código do produto).

C) Para o modelo CT-e, o sistema compara a informação do primeiro componente do XML com a vinculação:

 

Comparação do primeiro componente do XML

 

D) Se o XML do CT-e não possuir a tag de componente (<Comp>), o sistema automaticamente carrega o item como FRETE na tela de validação para que o usuário realize o vínculo com o item utilizado pela empresa.

 

Com informação que não consta no XML, deve-se vincular o item no SAP Business One

 

4.3 – QUANTIDADE ADQUIRIDA

Para a NF-e, a informação da coluna Quantidade é importada para cada item do XML.

 

A informação da tag <qCom> é importada para cada item do XML

 

Observação: Exclusivamente para o modelo CT-e, a quantidade sempre é importada como 1, pois essa informação é exigida pelo SAP Business One, porém, por se tratar de frete, não consta no XML.

 

4.4 – PREÇO UNITÁRIO

Para o XML da NF-e, o preço unitário de cada item é importado da tag <vUnCom>.

 

Para o XML da NF-e o preço unitário de cada item é importado da tag <vUnCom>

 

Para o XML do CT-e, o valor do item é importado da tag <vTPrest>.

 

Para XML de CT-e o valor do item é importado da tag <vTPrest>

 

4.5 – NÚMERO DA CHAVE DE ACESSO

O número da chave de acesso é importado de acordo com a informação do XML da NF-e ou do CT-e.

 

Para NF-e a chave de acesso é importada da tag <chNFe>

 

Para CT-e a chave de acesso é importada da tag <chCTe>

 

4.6 – MODELO DO DOCUMENTO FISCAL

A importação do modelo do documento é feita de acordo com a informação do XML, ou seja:

 

  • Se for modelo 55 no XML, a nota é importada como modelo NF-e no SAP Business One.

 

Se a tag <mod> for 55, o XML é importado como NF-e

 

  • Se for modelo 57 no XML, a nota é importada como modelo CT-e no SAP Business One.

 

Se a tag <mod> for 57, o XML é importado como CT-e

 

Para o modelo CT-e também é importado o Tipo de Conhecimento de Transporte:

 

Tipo de conhecimento do CT-e é importado da tag <tpCTe>

 

  • Se for modelo 67 no XML, é necessário que esse modelo esteja cadastrado no SAP Business One para que a importação seja realizada.

 

Se a tag <mod> for 67, o XML é importado como CT-e OS, desde que o modelo esteja cadastrado no SAP B1

 

4.7 – NÚMERO E SÉRIE DO DOCUMENTO FISCAL

O número e a série do documento fiscal são importados de acordo com as informações do XML da NF-e ou do CT-e.

 

Se for NF-e, as informações são importadas das tags <serie> e <nNF>

 

Se for CT-e, as informações são importadas das tags <serie> e <nCT>

 

4.8 – DATA DE EMISSÃO DO DOCUMENTO FISCAL

O sistema importa a data de emissão do documento para o campo Data do Documento:

 

NF-e: a informação de Data do documento é importada da tag <dEmi>

 

CT-e: a informação de data e hora do documento é importada da tag <dhEmi>

 

Observação: A informação do campo Data de lançamento será a data de importação do arquivo no sistema.

 

4.9 – FRETE, SEGURO E OUTRAS DESPESAS ADICIONAIS

Apenas para o modelo NF-e, essas informações são importadas para os campos referentes às despesas acessórias:

 

  • Despesas Acessórias 1;
  • Despesas Acessórias 2;
  • Despesas Acessórias 3.

 

Campos onde são importados os valores de Frete, Seguro e Outras despesas adicionais

 

No entanto, para a correta importação, é necessário indicar em qual campo os valores de frete, seguro e outras despesas do XML devem ser gravados no documento de marketing. Para isso, configure as informações na janela do importador conforme Tópicos 3.2 e 3.3.

 

4.10 – DESCONTO

A partir da versão 9.1 do SAP Business One, na importação do XML, o add-on considera o desconto de cada item, ou seja, realiza a importação do desconto de cada item do XML para a linha do documento de marketing correspondente.

 

Descontos dos itens no XML

 

Informação do desconto é importada das tags de todos os itens

 

4.11 – MODALIDADE DO DO FRETE

Apenas para o modelo NF-e, a modalidade do frete será inserida no campo Incoterms, da aba Imposto.

 

Informação da modalidade de frete é importada da tag <modFrete>

 

4.12 – DADOS DO TRANSPORTADOR

Para a importação do código do transportador, é necessário que o transportador esteja cadastrado como parceiro de negócios. O não cadastramento, porém, não impede a importação do documento.

 

4.13 – DADOS DO TRANSPORTE

Para o modelo NF-e, os dados do transporte como volume, espécie, peso líquido e peso bruto são inseridos nos respectivos campos da aba Imposto.

 

As informações de transporte são importadas nos respectivos campos

 

Observação: Se houver na tag <nVol> algum caractere especial, o sistema apresentará a mensagem de que essas informações não serão importadas para o campo Nº Unidade expedição.

 

4.14 – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

Para a NF-e, as informações adicionais do XML são importadas para o campo Comentários Iniciais:

 

A informação da tag <infCpl> é importada no campo de Comentários Iniciais

 

4.15 – PLACA E UF DO VEÍCULO

As informações de placa e UF do veículo, do grupo de tags <veicTransp>, são importadas para os campos Placa do veículo e Estado do veículo,  na aba Imposto.

 

As tags <Placa> e <UF> são importadas na aba Imposto

 

4.16 – ORIGEM E DESTINO

As informações de origem e destino são carregadas para a janela acessível por meio do botão Origem/Destino do documento de marketing, habilitado após a importação da nota (tags <cMunIni>, <xMunIni>, <UFIni>, <cMunFim>, <xMunFim> e <UFFim>).

 

Informações de origem e destino são importadas em janela específica do documento

 

Observação: As informações serão importadas somente se o processo for realizado por dentro do SAP Business One, e com o Add-On rodando.

 

4.17 – INFORMAÇÕES DO LOTE

De acordo com as orientações do Tópico 3.3, ao selecionar a opção Preencher as informações do grupo de rastro da NF-e nos itens administrados por lote, o sistema verificará no XML importado se existem as informações de rastro e se o item do documento está parametrizado como Administrar item por Lote em todas as transações. Dessa forma, os dados do grupo de Rastro do XML serão importados para os itens dos documentos: Nota Fiscal de Entrada e Recebimento de Mercadoria. Estes documentos poderão ser gerados como esboço ou por tela.

 

Opção Preencher as informações do grupo de rastro da NF-e nos itens administrados por lote

 

4.18 – NÚMERO DA FCI

O número da FCI do XML de entrada é importado de forma automática para o campo U_SKILL_nFCI nas linhas do documento de marketing.

 

5 – FUNCIONAMENTO

A importação deve ser realizada pela tela Administração de importação de arquivos digitais, acessível pelo menu:

 

T10 Exteme > Importação de Arquivos Digitais

 

Administração de importação de arquivos digitais

 

O Período deve ser informado para a apresentação dos documentos. Pode ser selecionado para apresentação pela Data de Importação ou Data do Documento.

 

É possível filtrar por data da importação ou por data do documento

 

Foi criada uma coluna para mostrar o Usuário responsável pela importação e um filtro de pesquisa por usuário. Essas informações ajudam a encontrar as notas necessárias em bases com mais de um usuário que importam várias notas ao mesmo tempo.

 

Para melhor gestão é informado o usuário que importou o documento

 

Na aba Pendentes, são listados os documentos selecionados para importação, mas que ainda não foram importados no SAP Business One.

 

Na aba Pendentes, os documentos ainda não foram inseridos no sistema

 

Na aba Processados são listados os documentos já importados para o SAP Business One.

 

Na aba Processados são listados os documentos já adicionados

 

O documento pode ser gravado como esboço ao marcar a caixa de seleção Gravar como Esboço.

 

Opção para importar o documento como esboço

 

Se a opção de Gravar como Esboço não for selecionada, então o XML é inserido automaticamente como documento de marketing no módulo selecionado ao clicar no botão Gerar (mais detalhes de importação no tópico 5.3 – Importação).

As opções para geração dos documentos são:

 

  • Nota Fiscal de Entrada;
  • Recebimento de Mercadoria;
  • Pedido de Compra;
  • Devolução de Nota de Saída;
  • Devolução de Entrega;
  • NF Recebimento Futuro;
  • Nota Fiscal de Entrada – Definitivo.

 

Seleção do módulo para importação do arquivo

 

Se algum documento foi adicionado incorretamente, é possível excluí-lo antes da importação, ou seja, enquanto for listado na aba Pendentes. Para isso, basta selecionar o documento e clicar no botão Remover.

 

5.1 – SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS A SEREM IMPORTADOS

Ao clicar no botão Importar e escolher a opção de arquivo local é exibido uma janela para seleção dos arquivos gravados em pasta local.

 

Janela para seleção de arquivos XML da pasta local

 

Observação: é possível selecionar mais de um arquivo XML ao mesmo tempo para importação.

 

Se a origem for E-monitor, será exibida uma janela com a lista de todos os documentos autorizados que constam no WebService do E-Monitor dentro do período selecionado. Nela, o usuário deve selecionar os documentos e clicar no botão Importar.

 

Janela de seleção dos documentos consultados do E-monitor

 

Observação: Nesta janela também é possível verificar as notas canceladas dentro do período selecionado ao acessar a aba Canceladas.

 

Os documentos importados do E-monitor são adicionados na aba Pendentes do importador.

 

5.2 – VALIDAÇÃO DOS DOCUMENTOS

O sistema efetua validações no momento da importação do XML. Algumas validações referem-se ao próprio documento que está sendo importado e outras se referem à comparação entre o documento e os dados cadastrados no sistema. Após a seleção do arquivo, o usuário pode verificar as validações feitas pelo sistema por meio da seta indicada na figura abaixo:

 

Seta amarela abre a janela com as mensagens de validação do arquivo importado

 

Janela para conferência das informações importadas

 

Aba Outras validações descreve os alertas da validação

 

5.2.1 – DESTINATÁRIO DO DOCUMENTO DIGITAL

O sistema verifica se o CNPJ e a IE do destinatário do XML corresponde aos dados da empresa que está realizando a importação. Se as informações forem diferentes, no momento da importação, a mensagem abaixo é exibida:

 

Mensagem de alerta comparando o destinatário do XML com o cadastro da empresa

 

Ao realizar a importação de documentos modelo CT-e, o sistema verifica as tags <toma3> ou <toma03>, <toma4> ou <toma04>. Se a informação constante na tag for:

 

  • 1, o sistema verifica o CNPJ informado na tag do Expedidor;
  • 2, o sistema verifica o CNPJ informado na tag do Recebedor;
  • 3, o sistema verifica o CNPJ informado na tag do Destinatário;
  • Não sendo nenhum dos valores acima, o sistema verifica o CNPJ informado na tag do Remetente.

 

Observação: a validação não impede a importação. Sendo assim, mesmo que a importação seja efetuada, a validação permanece gravada para consulta:

 

O alerta permanece mesmo depois da importação

 

5.2.2 – PARCEIRO DE NEGÓCIO

Se o emitente (fornecedor) do documento a ser importado não estiver cadastrado no sistema, o Código do PN não é exibido e é apresentada a seguinte mensagem:

 

Alerta de cadastro de parceiro de negócio não encontrado

 

No entanto, é possível, na própria tela de validação, clicar no botão do campo Cód. PN (B1) e selecionar (botão Selecionar) ou incluir o parceiro de negócio (botão Novo), na tela que é exibida:

 

Na mesma janela de validação é possível selecionar ou incluir o PN

 

Observação: O add-on manterá, como método de controle, o histórico com as inconsistências encontradas na importação do arquivo. Somente em uma próxima importação, com o mesmo PN, a mensagem não será apresentada.

 

5.2.3 – ITEM

Se o item informado no XML não estiver vinculado a um dos itens da empresa que está realizando a importação ou se não estiver cadastrado no B1 (para os casos nos quais a empresa utiliza o mesmo código do fornecedor), na tela de validação o Nº do Item não é exibido:

 

Código do item não é informado se não estiver cadastrado no B1

 

Também é possível relacionar o item do XML com o item cadastrado no SAP na tela de validação:

 

É possível relacionar o item do XML com o cadastrado no SAP também na janela de validação

 

Observação: a vinculação feita nessa tela grava automaticamente as informações em:

 

Estoque > Administração de itens > Números de catálogo de parceiro de negócio

 

5.2.4 – STATUS DO XML

O sistema verifica o ambiente de emissão do documento fiscal. Se a emissão foi realizada em ambiente de homologação, a mensagem abaixo é exibida:

 

Mensagem de alerta referente ao status do XML

 

5.2.5 – EXISTÊNCIA DE DOCUMENTO COM A MESMA CHAVE DE ACESSO

O sistema verifica se já existe algum documento com a mesma chave de acesso gravada. Caso exista, a mensagem abaixo é exibida:

 

Mensagem de alerta referente à chave de acesso já existente

 

5.2.6 – UNIDADE DE MEDIDA

Para a NF-e, o sistema verifica se a unidade de medida informada no XML é a mesma cadastrada nos dados de compra do item do B1. Caso exista divergência, a mensagem abaixo é exibida:

 

Mensagem de alerta referente à unidade de medida em desacordo

 

5.2.7 – TRANSPORTADORA

Para a NF-e, o sistema verifica se a transportadora consta no cadastro de Parceiro de Negócio do B1. Se não for localizada, a mensagem abaixo é exibida:

 

Mensagem de alerta referente à transportadora não cadastrada no B1

 

5.2.8 – PEDIDO DE COMPRA

Se o XML da NFe possuir a tag <xPed> e o número corresponder ao No. ref. fornec. do pedido de compra, o número do pedido será automaticamente gravado na linha do item. Observe o XML de exemplo:

 

Tag <xPed> gerado automaticamente no arquivo

 

No Pedido de compra do SAP Business One:

 

Número ref.fornec. no SAP Business One

 

Automaticamente o número do pedido é gravado na tela de validação

 

Caso contrário, é possível selecionar o pedido na tela de validação do importador:

 

É possível selecionar o pedido na tela de validação

 

Observação: são listados apenas os pedidos em aberto do fornecedor selecionado. Após a finalização da inserção do documento, o pedido de compra é automaticamente fechado no SAP Business One.

 

Também é possível verificar as validações da quantidade de itens do XML com a quantidade no pedido de compras e com o valor unitário do XML e valor unitário do pedido de compras.

 

Aba Validações c/ PC

 

Observação: Na coluna Pedido de Compra, da aba Validações c/PC será sempre exibido o DocNum do Pedido de Compra Vinculado.

 

5.2.9 – DOCUMENTOS CANCELADOS APÓS IMPORTAÇÃO

Para as empresas que também utilizam o E-Monitor, é possível verificar as notas canceladas na tela de importação de arquivos digitais via E-Monitor, mesmo após a gravação do documento.

O status do documento no SAP Business One também é apresentado nesta tela:

 

Verificação das notas canceladas via E-Monitor e status do documento no SAP Business One

 

5.3 – IMPORTAÇÃO

Os arquivos XML podem ser importados como esboço ou diretamente como documento de marketing.

 

5.3.1 – IMPORTAÇÃO COMO ESBOÇO

Para gravar o documento como esboço, a opção correspondente Gravar como Esboço deve estar marcada.

 

Opção para gravar documento como esboço

 

Observação: ao gerar um documento de marketing com vínculo com um Pedido de Compra, o add-on irá gerá-lo como Esboço, de forma obrigatória, mesmo que a opção Gravar como Esboço não seja selecionada. De qualquer forma, o usuário poderá seguir o procedimento normal de inserção do documento no SAP.

 

Depois, deve-se selecionar o documento e o módulo para qual o documento será gerado.

 

Selecione o documento e o módulo

 

O documento selecionado deixa de ser exibido na aba Pendentes e passa a ser exibido na aba Processados.

O número do documento gravado no SAP Business One é apresentado na coluna Nº Documento. Ao clicar na seta amarela correspondente ao documento, é possível acessá-lo.

 

Acesso ao documento é feito na própria janela do importador

 

Depois de importar o arquivo XML, é necessário completar as informações de Utilização, CFOP, Código de imposto, CST para ICMS, CST para IPI, CST para PIS e CST para COFINS.

 

Complete as informações da nota

 

5.3.2 – RANQUEAMENTO DAS INFORMAÇÕES

O sistema possui com uma inteligência baseada em ranqueamento por quantidade de inserções com as mesmas combinações. Ou seja, as informações referentes ao CFOP, Código do Imposto, CST do ICMS, IPI, PIS, COFINS e à Utilização são inseridas automaticamente conforme o aprendizado do sistema. O sistema memoriza as informações, tendo como base o fornecedor e o item. Depois, a partir da segunda nota, estas mesmas informações serão replicadas quando a mesma combinação das variáveis de fornecedor e item for utilizada.

 

5.3.3 – IMPORTAÇÃO DIRETA

Para importar o documento direto como documento de marketing, a opção Gravar como Esboço deve estar desmarcada. A diferença na importação direta é que quando o arquivo e o módulo de destino forem selecionados, automaticamente será aberto o documento para conferência e adição.

Especificamente para o módulo Nota Fiscal de Entrada, se a opção 6- Nota Fiscal de Entrada – Definitivo for selecionada, o sistema irá adicionar os documentos dos arquivos selecionados automaticamente, sem abrir um a um, mesmo que a opção Gerar como Esboço esteja selecionada.

 

5.3.4 – IMPORTAÇÃO DE XML EMITIDO POR DESPACHANTE ADUANEIRO

Para o correto preenchimento dos Dados da DI na importação de XML emitido por despachante aduaneiro como esboço, é necessário inserir o documento pela aba Processados do próprio importador de arquivos digitais:

 

 

Os dados serão gravados na janela de Dados da Declaração de Importação do documento de entrada.

 

Acesso à tela Dados da DI no documento de marketing pelo Triple One

 

Informações importadas em Dados da DI – Triple One

 

5.4 – IMPORTAÇÃO DE XML COM DOCUMENTO REFERENCIADO

A importação de arquivos XML que contenham documentos referenciados, ou seja, com informações no grupo de tags <NFref>, é realizada normalmente desde que o documento seja importado diretamente, ou seja, a opção de Gravar como Esboço deve estar desmarcada.

 

O campo Gravar como Esboço deve estar desmarcado

 

Na importação do documento, o sistema não importará as informações dos documentos referenciados se o módulo Pedido de Compra for o escolhido.

 

Se for selecionado Pedido de Compra, as informações de NFe referenciada não serão importadas

 

Observação: no caso de documentos externos referenciados (chave de acesso que não possui documento vinculado no SAP Business One), o sistema apresentará a mensagem abaixo:

 

Mensagem quando o documento referenciado não está na base de dados do SAP

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